**CONVOCATORIA LABORAL – UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA** La **Universidad INCCA de Colombia**, institución de educación superior con una sólida trayectoria académica y un firme compromiso con la formación integral de profesionales éticos, críticos y socialmente responsables, invita a los interesados a participar en el proceso de selección para el siguiente cargo: **SECRETARIO(A) ACADÉMICO(A)** **Perfil requerido:** * **Formación:** Profesional graduado en **Ingeniería Industrial** o **Administración de Empresas**. * **Experiencia:** Amplia experiencia en cargos relacionados con procesos administrativos o académicos, gestión documental y apoyo a la dirección de programas o dependencias universitarias. **Conocimientos y habilidades:** * Dominio avanzado de **herramientas ofimáticas** (Excel, Word, PowerPoint, entre otras). * Excelente manejo de la comunicación escrita y verbal. * Habilidad para la planeación, organización y seguimiento de tareas administrativas. * Orientación al detalle, cumplimiento y trabajo colaborativo. **Funciones:** **FUNCIONES PRINCIPALES** * **Atención y orientación de estudiantes y público en general** * Recibir y canalizar solicitudes o inquietudes de alumnos, profesores y visitantes. * Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajería interna relacionada con el programa académico. * **Apoyo en procesos académicos y administrativos del programa** * Coordinar la logística de actividades académicas (horarios de clases, cambios de aula, agendamiento de salas). * Elaborar y distribuir circulares, memorandos y comunicados para docentes y estudiantes. * Mantener actualizados los expedientes de alumnos (inscripciones, certificaciones, notas, actas). * **Gestión de documentación y correspondencia** * Archivar y custodiar documentos oficiales: planes de estudio, actas de comité, autorizaciones académicas. * Preparar cartas, diplomas o constancias, siguiendo los formatos institucionales. * Digitalizar y organizar en la plataforma interna los informes y reportes del programa. * **Apoyo logístico en eventos académicos** * Coordinar convocatorias para reuniones de comité curricular, seminarios o conferencias. * Verificar insumos de oficina (papelería, útiles, equipos audiovisuales) y gestionar solicitudes de reposición. * Asegurar que los espacios estén preparados (aulas, salas de conferencias) con antelación. * **Comunicación con docentes y directivos** * Programar citas o reuniones con el director del programa, decanatos y coordinadores académicos. * Recibir y organizar la agenda semanal de actividades administrativas y académicas del equipo. * **Apoyo en control presupuestal básico del programa** * Registrar facturas o comprobantes de pequeños gastos (fotocopias, photocalls, material didáctico). * Llevar control de viáticos y gastos menores, según lineamientos de la oficina de finanzas. * **Otras tareas administrativas asignadas** * Colaborar con el área de Recursos Humanos en procesos de selección de personal auxiliar o catedrático del programa. * Apoyar en la elaboración de indicadores de gestión del programa (reportes de asistencia, estadísticas de matrícula). **Condiciones laborales:** * **Tipo de contrato:** Término fijo. * **Jornada laboral:** Tiempo completo. Lunes a viernes (Sábados cuando se requiera) * **Salario:** $1\.895\.400 mensuales **más prestaciones de ley**. * **Lugar de trabajo:** Bogotá D.C. Tipo de puesto: Tiempo completo