Resumen: Buscamos un Asistente de Gerente de Proyecto altamente motivado para actuar como multiplicador de capacidades de un Gerente de Proyecto Senior, centrándose en la reducción de la carga administrativa y en la ejecución de proyectos. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de actuar como multiplicador de capacidades de un Gerente de Proyecto Senior 2. Rol clave para mejorar la ejecución de proyectos y proteger el enfoque de la dirección 3. Incluye coordinación integral de proyectos y apoyo administrativo ***Atención: Por favor, envíe su currículum en INGLÉS*** **Descripción del puesto** Buscamos un Asistente de Gerente de Proyecto altamente motivado para actuar como multiplicador de capacidades de nuestro Gerente de Proyecto Senior. Este rol se centra en eliminar la carga administrativa, mejorar la ejecución de los proyectos y proteger el enfoque de la dirección. El Asistente de Gerente de Proyecto será responsable de la coordinación de reuniones, el seguimiento de acciones, la gestión de riesgos, la coordinación entre equipos y la elaboración de informes de calidad ejecutiva. **Responsabilidades clave** **Habilitación de la ejecución** * Dirigir ciclos integrales de reuniones: preparar agendas, materiales y lecturas previas; facilitar la asignación de tiempos; registrar decisiones, responsables y fechas límite * Mantener registros RAID (Riesgos, Supuestos, Problemas, Dependencias); seguir a los responsables para obtener actualizaciones; escalar oportunamente con opciones accionables * Seguir los puntos de acción en las plataformas de gestión de proyectos; actualizar su estado y recordar proactivamente a los responsables antes de las fechas de vencimiento * Redactar y publicar actualizaciones semanales para los interesados; adaptar las comunicaciones según el público (directivos frente a equipos) * Crear paneles de control ligeros para monitorear cronograma, alcance y productividad **Protección del enfoque y el flujo** * Clasificar correos electrónicos y mensajes; filtrar solicitudes; redactar respuestas para revisión por parte del Gerente de Proyecto cuando corresponda * Gestionar la arquitectura del calendario: proteger bloques de concentración, secuenciar las reuniones lógicamente y hacer cumplir la disciplina respecto a agendas y asistencia * Brindar apoyo previo y posterior a reuniones clave; compilar resúmenes de una página con contexto, decisiones pendientes y ángulos estratégicos **Coordinación y documentación** * Gestionar la recepción de solicitudes de cambio; registrar cambios de alcance y evaluar sus impactos secundarios * Mantener matrices RACI; mantener actualizada la documentación fuente de autoridad * Coordinar las transferencias entre equipos; verificar los criterios de aceptación y la preparación del proyecto **Gestión operacional** * Realizar un seguimiento ligero del presupuesto/órdenes de compra; coordinar con proveedores; gestionar recordatorios de hojas de tiempo y pronósticos * Crear y perfeccionar Procedimientos Operativos Estándar y plantillas **Construcción y controles de proyectos** ***(para proyectos de construcción)*** * **Legal y cumplimiento:** Recopilar información del proyecto; preparar y presentar gravámenes preliminares dentro de los plazos legales establecidos; mantener un registro de gravámenes y certificados de seguro (COI) * **Renuncias a gravámenes:** Recopilar renuncias condicionales y no condicionales; verificar montos frente a solicitudes de pago; asegurar la debida notarización; emitir renuncias no condicionales tras la financiación * **Solicitudes de desembolso/pago:** Preparar paquetes mensuales de desembolso; conciliar con el presupuesto; coordinar las aprobaciones; presentarlos según cronograma y realizar un seguimiento de la financiación * **Documentación técnica y planos de taller:** Mantener registros de documentación técnica; solicitarla a subcontratistas/proveedores; verificar su completitud; remitirla para aprobación; acelerar los artículos con largos plazos de entrega * **Peticiones de información (RFI):** Redactar y registrar las peticiones de información; presentarlas y dar seguimiento; distribuir las respuestas y actualizar la documentación del proyecto * **Administración de compras:** Redactar órdenes de compra; emitirlas dentro de los presupuestos aprobados; programar equipos y entregas; coordinar recursos * **Administración de seguridad:** Coordinar charlas de seguridad; registrar el equipo de protección personal (EPP); registrar incidentes y seguimientos * **Cierre del proyecto:** Seguimiento de listas de pendientes, manuales de operación y mantenimiento (O&M), garantías y planos “como se construyó”; elaborar paquetes de cierre **Cualificaciones requeridas** * 5-10+ años en coordinación de proyectos, operaciones o apoyo a oficinas de gestión de proyectos (PMO) * Experiencia preferible en administración de proyectos de construcción (desembolsos, renuncias a gravámenes, documentación técnica) * Dominio de herramientas de gestión de proyectos (Jira/Asana/Smartsheet) y habilidades avanzadas en hojas de cálculo * Excelente comunicación escrita, con capacidad para traducir actualizaciones técnicas en resúmenes listos para directivos * Alto nivel de seguimiento, orientación a la acción, humildad y discreción con información sensible **Cualificaciones preferibles** * Conocimiento de solicitudes de pago al estilo AIA, software de gestión de construcción y portales de desembolso de prestamistas * Experiencia con metodología Ágil, conocimientos básicos de BI/informes y experiencia en seguimiento financiero y gestión de proveedores **Horario laboral y disponibilidad** * Puesto de tiempo completo, 40 horas por semana * Horario: Hora estándar de las Montañas (MST) * 8 a. m. - 5 p. m. hora estándar de las Montañas o 10 a. m. - 7 a. m. hora de Colombia Tipo de empleo: Tiempo completo Horas esperadas: 40 por semana Pregunta(s) de solicitud: * Por favor, envíe un video de presentación de 1-2 minutos en el que explique quién es usted y por qué es especialmente adecuado para este puesto. Asegúrese de que, al enviarlo, el enlace sea accesible. Esta presentación en video es obligatoria para todos los candidatos para continuar en el proceso de selección. El incumplimiento dará lugar a la descalificación. Coloque el enlace en el cuadro de respuesta. ¡Gracias! Experiencia: * Microsoft Excel: 2 años (Requerido) * Gestión de construcción in situ: 5 años (Requerido) * Coordinación de proyectos, operaciones y PMO: 2 años (Requerido)