**Descripción de la empresa** Estamos reinventando el proceso de fabricación del vidrio, no tenemos miedo a traspasar límites mientras transformamos una industria que ha producido vidrio casi de la misma manera durante más de 100 años. Desechamos el manual tradicional y nos dedicamos a diseñar e implementar nueva tecnología, innovar procesos y ofrecer nuevos beneficios a nuestros clientes. Esto es solo el comienzo, a medida que ampliamos nuestra oferta e implementamos futuras tecnologías en todas nuestras operaciones. Formamos parte de O\-I, que con más de 20.000 empleados y una huella imparable en 70 plantas de 20 países, nos brinda la oportunidad de tener un impacto a escala global. **Descripción del puesto** Será responsable de supervisar y gestionar los procesos globales de viajes y gastos de la empresa. Este puesto garantiza el cumplimiento de políticas y procesos y trabajará estrechamente con varios departamentos, incluyendo finanzas, recursos humanos y compras, para implementar y mantener las mejores prácticas en la gestión de viajes y gastos. Por otro lado, en este puesto supervisará el servicio de ayuda (Help Desk) y el portal de consultas de proveedores, asegurando una resolución rápida y la satisfacción de las partes interesadas. **PRINCIPALES RESPONSABILIDADES** **Gestión del portal de consultas de proveedores:** * Supervisar el proceso de principio a fin de resolución de consultas de proveedores mediante el portal de consultas. * Colaborar con TI y proveedores para mejorar la funcionalidad y experiencia de usuario del portal. **Operaciones del servicio de ayuda (Help Desk):** * Establecer y gestionar una función centralizada del servicio de ayuda para atender consultas internas y externas relacionadas con las interacciones con proveedores. * Implementar las mejores prácticas para operaciones eficientes del servicio de ayuda, incluyendo sistemas de tickets y gestión de bases de conocimiento. **Resolución y escalado de consultas:** * Actuar como experto temático en la resolución de consultas complejas de proveedores, proporcionando orientación al equipo para una resolución efectiva y oportuna. * Implementar procedimientos de escalado para asuntos de alta prioridad, garantizando una resolución rápida y la satisfacción de las partes interesadas. **Gestión de relaciones con proveedores:** * Colaborar con los equipos de compras y gestión de proveedores para identificar tendencias en las consultas de proveedores y abordar proactivamente problemas recurrentes. * Desarrollar y mantener relaciones positivas con proveedores clave mediante una comunicación eficaz y la resolución de problemas. **Gestión de viajes y gastos:** * Actuar como experto temático en consultas relacionadas con viajes y gastos, brindando orientación especializada a empleados y partes interesadas. * Utilizar Concur u otras herramientas relevantes para gestionar los procesos de viajes y gastos de extremo a extremo, asegurando el cumplimiento de políticas y procedimientos. **Conocimientos avanzados en Concur:** * Actuar como experto del sistema Concur, proporcionando formación avanzada y soporte a usuarios en toda la organización. * Colaborar con los equipos de TI para implementar actualizaciones y mejoras del sistema. **Informes y auditoría de gastos:** * Supervisar el proceso de informes de gastos, revisando y auditando los informes presentados para verificar su exactitud, cumplimiento de políticas y completitud. * Implementar y mantener controles sólidos para la auditoría de gastos con el fin de mitigar riesgos financieros. **Cumplimiento global:** * Garantizar el cumplimiento de las políticas globales de viajes y gastos, requisitos regulatorios y estándares del sector. * Mantenerse informado sobre cambios en regulaciones y actualizar las políticas en consecuencia. **Resolución de incidencias:** * Investigar y resolver problemas complejos relacionados con el procesamiento de facturas, discrepancias en pagos y consultas de proveedores. * Proporcionar soluciones rápidas y eficaces para asegurar un flujo continuo de procesos. **Escalado de incidencias en facturas:** * Escalar discrepancias o problemas en facturas relacionados con OCR, flujos de trabajo y procesamiento de facturas a los departamentos o personas pertinentes para su resolución en asuntos críticos que requieran atención adecuada y una solución eficaz dentro de la organización. **Informes y análisis:** * Generar y analizar informes relacionados con viajes y gastos, proporcionando información experta y recomendaciones para la mejora de procesos. * Desarrollar y mantener indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la eficacia de los procesos de viajes y gastos. **Aprobación de procedimientos de escritorio (DTP):** * Aprobar y actualizar los procedimientos de escritorio, que son guías detalladas paso a paso para ejecutar tareas específicas dentro del proceso de factura a pago. Estos procedimientos aseguran consistencia y precisión en las operaciones diarias. **ÁMBITO E IMPACTO** Supervisará y optimizará los procesos de viajes y gastos de la empresa, garantizando el cumplimiento de políticas y operaciones eficientes. Además, implementará políticas de viaje aprovechando software de gestión de viajes y gastos, simplificando reservas e informes de gastos, mejorando la precisión financiera y asegurando reembolsos oportunos. En este puesto, proporcionará formación y analizará datos de viajes y gastos para identificar tendencias y oportunidades de mejora, así como apoyará en la auditoría de gastos. Mantendrá relaciones positivas con proveedores clave mediante una comunicación eficaz y la resolución de problemas, además de garantizar una resolución rápida y la satisfacción de las partes interesadas. Este puesto tiene un impacto significativo en el ahorro financiero, la eficiencia operativa, el cumplimiento, y la satisfacción de empleados y proveedores. **Requisitos** * Experiencia amplia en gestión global de viajes y gastos, con profundos conocimientos en SAP Concur. * Sólidos conocimientos prácticos de los procesos de factura a pago en un entorno de servicios compartidos o de finanzas de alto volumen. * Dominio práctico de sistemas ERP (incluyendo SAP, OCR y herramientas de automatización de facturas) para agilizar las operaciones de cuentas por pagar. * Demostrada capacidad para analizar datos, identificar ineficiencias e implementar mejoras de procesos en flujos de trabajo financieros. * Comunicador hábil con excelentes habilidades interpersonales y capacidad de colaboración multifuncional. * Éxito demostrado en la gestión y priorización de múltiples tareas en entornos dinámicos y orientados a plazos. **Información adicional** **Por favor envíe su currículum en inglés.** **Modelo de trabajo híbrido:** Ofrecemos un modelo de trabajo flexible que requiere que los empleados estén presentes en nuestras oficinas del Centro Comercial Viva, Envigado, dos días por semana, trabajando desde casa los otros tres días.