Asistente Ejecutivo (Operaciones de Startup)

Descripción

Resumen: Buscamos un Asistente Ejecutivo (Operaciones de Startup) para apoyar a un fundador y su equipo en una empresa tecnológica de marketing basada en inteligencia artificial de ritmo acelerado, gestionando diversas tareas administrativas y operativas. Aspectos destacados: 1. Rol con alta responsabilidad y gran variedad de tareas, con verdadera responsabilidad operativa 2. Trabajar directamente con el fundador de una empresa tecnológica de inteligencia artificial de rápido crecimiento 3. Apoyar a un fundador y equipo ágiles que operan sin fricciones Estamos buscando un **Asistente Ejecutivo (Operaciones de Startup)** para apoyar al fundador y al equipo de una empresa tecnológica de marketing basada en inteligencia artificial de ritmo acelerado. Usted se hará cargo de la gestión del calendario, la coordinación de viajes, las operaciones generales, el apoyo al seguimiento de ingresos y la documentación de propuestas de trabajo (RFP) dentro de un equipo ágil y altamente productivo, donde no hay dos días iguales. Este es un rol amplio y práctico. En una hora estará reservando vuelos y hoteles, y al instante siguiente estará gestionando una factura pendiente de un cliente. Si es altamente organizado, proactivo, cómodo operando en una amplia gama de tareas administrativas y operativas, y se enorgullece de mantener a un fundador y equipo ágiles funcionando sin fricciones, este rol es ideal para usted. ¿Por qué querrá unirse? * Recibirá su salario en **USD** (cada quince días: los días 15 y 30 de cada mes) * **Días libres remunerados**, de acuerdo con la política de la empresa * Celebración de **festivos**, según las directrices de la empresa * Configuración **100 % remota**, lo que le permite trabajar desde donde sea más productivo * Este puesto requiere disponibilidad durante el **horario comercial estadounidense** * Trabajar directamente con el fundador de una empresa tecnológica de inteligencia artificial de rápido crecimiento * Rol con alta responsabilidad y gran variedad de tareas, con verdadera responsabilidad operativa desde el primer día Qué hará **Coordinación de viajes** * Reservar y gestionar vuelos, hoteles y transporte terrestre para el fundador y el equipo en múltiples zonas horarias * Elaborar itinerarios detallados que consideren las zonas horarias, los horarios de reuniones y la logística * Gestionar eficientemente los cambios de última hora, cancelaciones y re-reservas sin interrumpir el cronograma del equipo **Gestión del calendario y de reuniones** * Gestionar integralmente el calendario del fundador, incluidas la programación, la resolución de conflictos y la preparación de reuniones * Coordinar reuniones internas del equipo, llamadas con socios externos y compromisos con clientes * Asegurar que el calendario refleje las prioridades adecuadas y que el fundador esté preparado para cada compromiso **Apoyo general a las operaciones** * Gestionar tareas operativas recurrentes, como el alquiler de oficinas, internet y servicios públicos, reclamaciones de seguros y relaciones con proveedores * Coordinar con proveedores externos y garantizar que las necesidades operativas se atiendan de forma proactiva * Apoyar al equipo con solicitudes administrativas y operativas puntuales según surjan **Seguimiento de ingresos y apoyo a facturación** * Supervisar el seguimiento de ingresos y asegurar que las facturas a clientes sean precisas, completas y enviadas a tiempo * Seguir las facturas pendientes y señalar discrepancias o retrasos en la facturación al miembro del equipo correspondiente * Mantener registros organizados de la actividad de facturación y del estado de los pagos **Apoyo a documentos RFP y RFI** * Investigar, compilar y completar los campos de información requeridos para las presentaciones de propuestas de trabajo (RFP) y solicitudes de información (RFI) * Coordinar internamente para recopilar la información adecuada y garantizar que las presentaciones sean precisas y se envíen a tiempo * Mantener una biblioteca de contenido reutilizable y respuestas estándar para agilizar futuras presentaciones Qué aporta * Experiencia comprobada como Asistente Ejecutivo, Asistente de Operaciones o en un rol similar apoyando a un fundador, CEO o ejecutivo senior * Excelentes habilidades organizativas, con capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente en calendario, viajes, operaciones y finanzas * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés, con un tono profesional y receptivo * Capacidad para gestionar de forma independiente relaciones con proveedores, logística operativa y tareas administrativas * Orientación al detalle y seguimiento riguroso en facturación, programación y precisión documental * Capacidad para actuar de forma autodirigida y proactiva, anticipando necesidades y actuando sin necesidad de instrucciones * Comodidad trabajando en un entorno de startup acelerado, donde el alcance evoluciona y las prioridades cambian rápidamente Deseable * Experiencia apoyando a un fundador o ejecutivo en una empresa tecnológica en etapa inicial o de rápido crecimiento * Antecedentes en operaciones de ingresos, coordinación de facturación o facturación a clientes * Experiencia gestionando presentaciones de RFP o RFI en un entorno tecnológico o de servicios B2B * Familiaridad con herramientas como Notion, Google Workspace, Slack u otras plataformas de productividad similares * Experiencia previa coordinando viajes internacionales en múltiples zonas horarias Cómo aplicar Por favor incluya: * Su **currículum actualizado** * Un **breve video en Loom (de 1 a 2 minutos)** presentándose, describiendo su experiencia apoyando a un fundador o ejecutivo senior, y explicando cómo gestiona simultáneamente prioridades en conflicto relacionadas con el calendario, los viajes y las operaciones **Solo los candidatos que envíen un video en Loom serán considerados para la siguiente etapa del proceso de contratación.** Si es organizado, proactivo y desea convertirse en la columna vertebral operativa de un fundador que construye algo real en el campo de la tecnología de marketing basada en inteligencia artificial, este rol le ofrece la variedad y el impacto directo necesarios para hacer su mejor trabajo.