Air Sr Admin Assistant

Descripción

Resumen del Puesto: El Air Sr Admin es responsable de garantizar la ejecución segura, eficiente y conforme de las operaciones del Air Gateway, coordinando procesos clave y soportando la integridad operativa. Puntos Destacados: 1. Garantiza la ejecución segura y eficiente de operaciones de Air Gateway. 2. Integra flight planning, cumplimiento regulatorio y supervisión operativa. 3. Punto clave de control y coordinación entre diversas funciones. **Before you apply to a job, select your language preference from the options available at the top right of this page.** Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill \+ passion. If you have the qualities and drive to lead yourself or teams, there are roles ready to cultivate your skills and take you to the next level. **Job Description:** ### **Resumen del Puesto** ### **El** **Air Sr Admin** **es responsable de garantizar la ejecución segura, eficiente y conforme de las operaciones del** **Air Gateway****, asegurando el cumplimiento de los estándares de UPS, las regulaciones aeronáuticas y los procedimientos internos aplicables a las operaciones de Importación y Exportación.** ### **Esta posición integra procesos de** **flight planning, load planning, cumplimiento regulatorio, coordinación operativa, supervisión en rampa y warehouse, y soporte administrativo****, actuando como un punto clave de control y coordinación entre** **Flight Dispatch, Flight Control, Ramp Operations, Warehouse, proveedores externos y funciones administrativas****.** ### **El rol soporta directamente la integridad operativa del Gateway, garantizando que todos los vuelos sean planificados, ejecutados, monitoreados y documentados de manera segura, precisa y oportuna.** ### **Responsabilidades Principales** * ### **Velar por mi seguridad y la de mis compañeros, participar de las actividades de salud y seguridad de la compañía** * ### **Generar Load Plans por vuelo basado en instrucciones de Flight Release desde Louisville Dispatch.** * ### **Asegurar la correcta validación de Weight \& Balance previo a las salidas.** * ### **Validar parámetros operacionales finales de combustible y de Hazardous Materials (HAZMAT)** * ### **Precisión del payload** * ### **Coordinar con Flight Control para obtener y confirmar el payload.** * ### **Procesar y distribuir Flight Plans y GENDECs (General Declaration).** * ### **Completar checklists diarios, semanales y de preflight.** * ### **Monitorear comunicaciones entrantes (AGMS) y validar ETAs.** * ### **Coordinar con CCO (estatus de vuelo y posicionamiento)** * ### **Coordinar con proveedores de combustible (Fuel Vendors) (cantidad y tiempos)** * ### **Transporte de tripulación e inmigración (si aplica)** * ### **Validaciones de Notificaciones NOTAM** * ### **Enviar comunicaciones operacionales (Actualizaciones de manuales, reportes, notificaciones).** * ### **Gestionar y validar datos en los sistemas OPSYS (procesamiento de ULD – conciliación IN/OUT)** * ### **Procesos de Common Carrier** * ### **HARMONY (gestión de slots AMS/ADMS)** * ### **Monitoreo de Flight Communication Dashboard** * ### **Identificar y corregir discrepancias (descuadres de ULD, creación de MOMA, registros forzados).** * ### **Mantener actualizado Inventario de ULD y Registros operacionales** * ### **Datos de seguimiento en sistemas** * ### **Ejecutar validaciones de HAZMAT y controles de cumplimiento.** * ### **Realizar Inspecciones de rampa Inbound / Outbound** * ### **Inspecciones FOD** * ### **Quick Look Audits** * ### **Revisar y asegurar cumplimiento de Requerimientos FCMEL** * ### **Documentación de peso báscula ASI/Test Weight** * ### **Apoyar la preparación para auditorías (internas y externas).** * ### **Proveer supervisión operacional en tiempo real en Rampa y Warehouse.** * ### **Asegurar cumplimiento de SOPs (Standard Operating Procedures)** * Requisitos de seguridad * Tiempos operacionales * **Participar activamente en:** * Control de operaciones del Gateway * Self\-Assessments * Mantener registros precisos por vuelo. * Gestionar Cumplimiento de entrenamientos semanales (T/S IELMS) * Validación de asignación de personal (UPS y proveedores) * Generar Resúmenes de vuelo, Reportes operacionales, Documentación para auditorías * Asegurar trazabilidad completa de operaciones y comunicaciones. * Identificar brechas operacionales y proponer acciones correctivas. * Apoyar la implementación de Mejoras de procesos * Iniciativas de estandarización * Asistir en coordinación cross\-functional según necesidades operativas. ### **Cualificaciones** * ### **Diploma de Educación Secundaria** * ### **Título universitario/DPA/Técnico/tecnólogo— Preferible** * ### **Más de 2 años de experiencia en soporte administrativo y/o en operaciones (warehouse/rampa)** * ### **Sólidas habilidades analíticas, de comunicación oral y escrita, resolución de problemas, investigación básica, atención al detalle y gestión del tiempo** * ### **Dominio de Microsoft Office: Word, PowerPoint y Excel, Powe BI** * ### **Nivel de inglés: intermedio (60% hablado, 80% escrito)** ### **Educación** * ### **Diploma de Educación Secundaria (Bachillerato) –** **Requerido****.** * ### **Título técnico, tecnólogo, profesional o universitario en carreras afines al sector aeroportuario, logística, administración o áreas relacionadas –** **Preferible****.** * ### **Licencia o certificación** **DPA** **–** **Requerida/Altamente deseable****.** ### **Experiencia** * ### **Entre** **1 y 2 años de experiencia** **en operaciones aeroportuarias, warehouse, rampa o soporte administrativo y en operaciones.** * ### **Se valorará experiencia superior a 2 años en entornos operativos, logísticos o de carga aérea.** ### **Conocimientos y Competencias** * ### **Sólidas habilidades analíticas y capacidad de interpretación de datos operacionales.** * ### **Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.** * ### **Capacidad para resolver problemas y tomar decisiones en entornos dinámicos.** * ### **Atención al detalle y orientación al cumplimiento.** * ### **Habilidades de organización y gestión efectiva del tiempo.** * ### **Capacidad para trabajar bajo presión y en ambientes operativos de alta exigencia.** * ### **Conocimiento de procesos de carga aérea, control operacional y cumplimiento regulatorio.** ### **Herramientas Tecnológicas** * ### **Dominio de Microsoft Office: Word, PowerPoint y Excel, Powe BI** ### **Idiomas:** * ### **Inglés intermedio:** + ### **60% conversación.** + ### **80% lectura y escritura.** ### **Condiciones del Cargo** * ### **Cargo:** **Air Sr Admin** * ### **Grado:** **9** * ### **Modalidad:** **100% presencial** * ### **Horario:** **Turnos rotativos de domingo a domingo, principalmente nocturnos.** * ### **Ubicación:** **Operación Air Gateway.** * ### **Vacantes:** **1 posición disponible.** **Employee Type:** Permanent UPS is committed to providing a workplace free of discrimination, harassment, and retaliation.