**Descripción de Puesto** **Puesto:** **Asistente Ejecutivo** **Clasificación: Contratista** **Supervisor Inmediato: CEO/Presidentes Fecha revisión: septiembre 2025** **Descripción General** El Asistente Ejecutivo es responsable de brindar apoyo administrativo de alto nivel a los dueños de la empresa, gestionando tareas operativas y estratégicas que faciliten la organización, comunicación y seguimiento de proyectos clave. Este puesto requiere discreción, organización, proactividad y un manejo eficiente del tiempo para garantizar el cumplimiento de tareas en un ambiente remoto. **Funciones Medulares** * Coordinar agendas, reuniones virtuales y llamadas, asegurando la preparación y distribución de materiales necesarios. * Gestionar correspondencia, correos electrónicos y documentos, priorizando y canalizando la información según su relevancia. * Preparar reportes, minutas, presentaciones y otros documentos administrativos de carácter confidencial. * Dar seguimiento a proyectos asignados, asegurando el cumplimiento de fechas y entregables. * Coordinar procesos administrativos, como pagos, presupuestos y compras autorizadas. * Organizar y mantener archivos digitales actualizados y seguros. * Actuar como enlace de comunicación entre los dueños y otros departamentos, clientes, suplidores. * Monitorear indicadores y preparar resúmenes ejecutivos para apoyo en la toma de decisiones. * Proponer mejoras a procesos administrativos para optimizar recursos y tiempos. **1\. Competencias técnicas** * **Gestión administrativa remota:** * Capacidad para organizar agendas, coordinar reuniones y manejar múltiples proyectos de manera efectiva en un entorno digital. * **Tecnología y herramientas digitales:** * Dominio de Microsoft Office, plataformas de videoconferencia (Zoom, Teams, Google Meet) y herramientas de gestión de proyectos como CRM, Zoho, Planner, etc. * **Gestión documental:** * Habilidad para crear, revisar y mantener documentos digitales con precisión y orden. **2\. Competencias conductuales** * **Organización y manejo de prioridades:** * Capacidad para gestionar tareas de alto volumen y cumplir con plazos ajustados * **Comunicación efectiva:** * Claridad y asertividad en la comunicación escrita y verbal, especialmente en entornos virtuales. * **Autogestión y proactividad:** * Capacidad de trabajar de manera independiente, anticipar necesidades y proponer soluciones. * **Confidencialidad y ética:** * Manejo adecuado de información sensible y compromiso con la integridad. * **Orientación al detalle:** * Precisión en la preparación de documentos, reportes y presentaciones. **3\. Competencias estratégicas** * **Pensamiento crítico:** * Capacidad de analizar información y proponer recomendaciones que apoyen la toma de decisiones. * **Adaptabilidad:** * Flexibilidad para ajustarse a cambios en prioridades y necesidades de los dueños. * **Gestión de tiempo:** * Organización efectiva para balancear tareas operativas y estratégicas. **Requisitos Mínimos del Puesto** **Educación / Experiencia** * Educación: Bachillerato en Administración de Empresas, Gerencia o áreas relacionadas. * Experiencia: Mínimo de 3 años en puestos administrativos de apoyo ejecutivo. * Conocimientos técnicos: * Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook). * Experiencia con herramientas de colaboración remota (Zoom, Teams, Google Workspace, Zoho, etc.) * Habilidad para gestionar archivos digitales y plataformas de estion de tareas. * Disponibilidad para trabajar fuera de horario regular, de ser necesario. **Competencias y habilidades:** * Organización y manejo de múltiples prioridades. * Comunicación oral y escrita efectiva en español e inglés * Proactividad y capacidad para trabajar con mínima supervisión. * Manejo de información confidencial con ética y discreción. * Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir con plazos ajustados. **Demandas Físicas** * Trabajo realizado principalmente en ambiente de oficina remota. * Permanencia prolongada sentado(a) frente a una computadora (6 a 8 horas diarias). * Uso frecuente de teclado, ratón y otros equipos de oficina. * Posible necesidad de movimientos repetitivos en manos y muñecas. * Capacidad para participar en videollamadas o reuniones virtuales. * Ocasional traslado de documentos o equipo liviano (menos de 10 libras). * Exposición mínima a factores de riesgo físico, ya que el puesto es no operacional. **Nada en esta descripción del trabajo restringe el derecho de la administración de asignar o reasignar funciones y responsabilidades para este trabajo en cualquier momento.** **Este documento está sujeto a cambios en cualquier momento.** Tipo de puesto: Tiempo completo, Por contrato Idioma: * Inglés (Deseable)