**Asistente Administrativo** **Resumen del puesto:** El Asistente Administrativo ofrece un apoyo esencial a los directivos y empleados para garantizar las operaciones diarias eficientes dentro de la oficina. Este puesto implica gestionar diversas tareas administrativas como la planificación, la comunicación, la preparación de informes y la gestión de archivos. Se espera que el Asistente Administrativo gestione las comunicaciones telefónicas y por correo electrónico, organice reuniones y mantenga registros, asegurando al mismo tiempo la precisión y puntualidad en todas las asignaciones. **Estado laboral:** * A tiempo completo * Reportes a: Country Manager * Ubicación: Rionegro, Antioquia, Colombia **Responsabilidades del puesto:** * **Gestión telefónica y de comunicaciones:** Responder y dirigir llamadas telefónicas a las partes correspondientes y gestionar la correspondencia por correo electrónico de forma eficiente. Asegura una comunicación profesional y cortés con los interesados internos y externos. * **Programación de reuniones y citas:** Organizar y programar reuniones y citas para gerentes y empleados, asegurando la preparación adecuada de los materiales de reunión y el apoyo logístico según sea necesario. * **Gestión de contactos y bases de datos:** Mantener listas de contactos y bases de datos actualizadas para la organización, garantizando un acceso fácil a los contactos clave y un flujo de comunicación fluido. * **Documentación y correspondencia:** Elaborar y distribuir memorandos, cartas, faxes y formularios. Redacta y edita las comunicaciones, asegurándote de que sean precisas, profesionales y oportunas. * **Preparación y distribución de informes:** Ayudar a preparar informes programados regularmente, recopilar los datos necesarios y garantizar la exactitud y presentación de los informes antes de su distribución. * **Archivo y Registro Técnico:** Desarrollar y mantener un sistema sistemático de archivo tanto para archivos digitales como físicos, asegurando que todos los documentos estén organizados, seguros y sean fácilmente accesibles cuando sea necesario. * **Gestión de suministros de oficina:** Pidesuministros de oficina y asegúrate de mantener los niveles de stock. Trabaja estrechamente con los proveedores para garantizar compras puntuales y rentables. * **Coordinación de viajes:** Gestionar los arreglos de viaje de los empleados, incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento y transporte, respetando las políticas y presupuestos de la empresa. * **Gestión de informes de gastos:** Presentar y conciliar los informes de gastos de los empleados, asegurando el cumplimiento de las políticas de la empresa y manteniendo registros financieros precisos. * **Apoyo al visitante:** Proporcionar apoyo administrativo general a los visitantes, incluyendo saludarlos a su llegada, dirigirlos a las partes adecuadas y asegurar que tengan una experiencia positiva. **Educación:** * Se requiere diploma de secundaria o equivalente. * Se prefiere un título de asociado o grado en Administración de Empresas o campo relacionado. **Experiencia / Habilidades / Capacidades:** * Experiencia demostrada como asistente administrativo o en un puesto similar. * Conocimiento de los sistemas de gestión de oficina, procedimientos y procesos financieros básicos. * Excelentes habilidades de gestión del tiempo con la capacidad de priorizar múltiples tareas y cumplir plazos. * Gran atención al detalle con grandes habilidades para resolver problemas. * Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal, con la capacidad de redactar documentos y correos electrónicos claros y concisos. * Excelentes habilidades organizativas y de planificación para garantizar una operación eficiente de la oficina. * Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y otros programas relevantes. * Capacidad para trabajar de forma independiente con supervisión mínima, y además ser un buen compañero de equipo. **Expectativas laborales / Condiciones laborales:** * Regularmente se le exige sentarse, ponerse de pie y comunicarse con empleados y contactos externos. * Capacidad para realizar tareas en un entorno de oficina acelerado. * Ocasionalmente se requiere levantar material de oficina o pequeños equipos de hasta 20 libras. * Puede ser necesario tener flexibilidad en el horario laboral durante los periodos de mayor demanda o para cumplir con plazos.