Resumen: Este Coordinador Virtual de Operaciones y Soporte al Cliente a tiempo parcial brinda apoyo en tareas administrativas, operativas y de comunicación con los clientes para Falkner Gardens y Falkner Grounds. Aspectos destacados: 1. Brinda apoyo en tareas administrativas y operativas para dos divisiones. 2. Se centra en procesos estructurados y un seguimiento riguroso. 3. Ofrece potencial de crecimiento a medida que la división de mantenimiento se expande. Buscamos un **Coordinador Virtual de Operaciones y Soporte al Cliente a Tiempo Parcial**, confiable y orientado al detalle, para apoyar las tareas administrativas, operativas y de comunicación con los clientes del día a día en **Falkner Gardens** y en la nueva división de mantenimiento **Falkner Grounds**. Este puesto trabajará estrechamente con **Daniela Rios (Asistente Ejecutiva y Estratega Operativa)** y, con el tiempo, brindará apoyo operativo directo al **Gerente de Operaciones / Gerente General de Falkner Grounds**. El puesto está diseñado para asumir tareas recurrentes a nivel de ejecución, permitiendo que la dirección se mantenga enfocada en la estrategia, el crecimiento y los sistemas. Este es un puesto ideal para alguien que se desenvuelve excelentemente en entornos estructurados, con consistencia, seguimiento riguroso y procesos claros. **Principales responsabilidades: Apoyo administrativo y operativo** * Gestionar tareas administrativas recurrentes y seguimientos asignados por Daniela. * Mantener registros, archivos y documentación interna organizados. * Asistir en el seguimiento de tareas, actualizaciones y cumplimiento en **ClickUp**. * Apoyar la programación, recordatorios y coordinación interna. **Comunicación con los clientes (enfoque en Falkner Grounds)** * Supervisar y responder consultas de los clientes relacionadas con los servicios de mantenimiento. * Enviar confirmaciones de visitas, seguimientos y comunicaciones relacionadas con los servicios. * Transmitir comentarios o problemas de los clientes al Gerente de Operaciones o a la dirección. * Mantener un estándar de comunicación profesional, cálida y personalizada, acorde con la marca Falkner. **Soporte al sistema Jobber** * Mantener registros de clientes, etiquetas y notas en **Jobber**. * Asistir en actualizaciones de trabajos, notas de visitas y documentación interna. * Ayudar a gestionar solicitudes de servicio, formularios de ingreso y elementos de seguimiento. * Asegurar que los flujos de trabajo en Jobber permanezcan limpios, precisos y actualizados. **Apoyo a las operaciones de Falkner Grounds** * Asistir al Gerente de Operaciones en tareas de coordinación trasera y administrativas. * Ayudar a supervisar los calendarios recurrentes de mantenimiento y los seguimientos de servicios. * Apoyar la documentación de procedimientos operativos estándar (POE) y flujos de trabajo en evolución. * Identificar lagunas, inconsistencias o problemas recurrentes para su revisión por parte de la dirección. **A quién reporta este puesto** * **Principal:** Daniela Rios – Asistente Ejecutiva y Estratega Operativa. * **Secundario (a medida que Falkner Grounds se expanda):** Gerente de Operaciones / Gerente General de Falkner Grounds. **Cualificaciones y habilidades Requeridas** * **Dominio avanzado del inglés (hablado y escrito).** * Excelentes habilidades de comunicación escrita con clientes y equipos internos. * Alta capacidad de atención al detalle y hábitos organizativos sólidos. * Capacidad para trabajar de forma remota y gestionar tareas de manera independiente. * Capacidad para seguir procesos establecidos y formular preguntas de aclaración cuando sea necesario. * Conocimientos tecnológicos (Google Workspace, herramientas de gestión de tareas, sistemas tipo CRM). **Deseables** * **Bilingüe (inglés/español).** * Experiencia con **Jobber**, **ClickUp** u otras herramientas similares. * Experiencia apoyando negocios basados en servicios o con fuerte carga operativa. * Experiencia previa en comunicación con clientes o coordinación administrativa. **Estructura laboral** * **A tiempo parcial: 20 horas semanales como punto de partida.** * Totalmente remoto. * Disponibilidad establecida durante horario laboral para garantizar respuesta oportuna. * Se espera que las responsabilidades del puesto aumenten conforme crezca Falkner Grounds. **Qué significa el éxito en este puesto** * Daniela queda liberada de tareas administrativas y de mantenimiento de sistemas repetitivas. * Las comunicaciones con los clientes son oportunas, coherentes y profesionales. * Los datos en Jobber permanecen limpios, precisos y confiables. * El Gerente de Operaciones siente que recibe apoyo, no una carga adicional por tareas administrativas. * La dirección cuenta con mayor visibilidad y menos interrupciones menores. **Por qué este puesto es importante** Este puesto constituye un rol de apoyo fundamental para construir una **división de mantenimiento autorregulada**. Garantiza que, a medida que Falkner Grounds crece, la infraestructura operativa permanezca sólida, la experiencia del cliente siga siendo premium y el enfoque de la dirección se mantenga en la visión, los sistemas y el crecimiento. Tipo de empleo: A tiempo parcial Horas esperadas: 20 por semana