Ops Admin Assistant I

Descripción

Resumen del Puesto: Apoyar las operaciones administrativas y de procesamiento de exportaciones, garantizando la correcta gestión documental, validación de información en sistemas operativos y cumplimiento de procedimientos de seguridad. Puntos Destacados: 1. Apoyar operaciones administrativas y procesamiento de exportaciones. 2. Garantizar la gestión documental y validación de información. 3. Cumplir con procedimientos de seguridad y apoyar mejoras continuas. **Antes de postularse para un puesto, seleccione su preferencia de idioma de las opciones disponibles en la parte superior derecha de esta página.** Explore su próxima oportunidad en una compañía perteneciente a la lista de Fortune Global 500\. Visualice posibilidades innovadoras, disfrute de nuestra enriquecedora cultura y trabaje con equipos talentosos que lo ayudarán a ser mejor cada día. Sabemos lo que se necesita para llevar a UPS al mañana: personas con una extraordinaria combinación de habilidad y pasión. Si tiene las cualidades y el ímpetu para liderear equipos, hay posiciones listas para cultivar sus habilidades y llevarlo al siguiente nivel. **Descripción de puesto:** **Resumen del puesto** Apoyar las operaciones administrativas y de procesamiento de exportaciones, garantizando la correcta gestión documental, validación de información en sistemas operativos, control de discrepancias, actualización de registros, cumplimiento de procedimientos de seguridad y soporte a los procesos de Flor Express y carga aérea. Principales responsabilidades * Procesar y validar documentación de exportación y aduanas. * Realizar actividades de edición, escaneo, digitalización y validación documental en OPSYS e IDIS. * Gestionar procesos de escaneo de carga mediante equipos Zebra y aplicación GSL. * Revisar y resolver discrepancias operativas y documentales. * Actualizar información en sistemas operativos (OPSYS, Booking y herramientas asociadas). * Ejecutar procesos de prealerta, linkeo y contingencia de guías al vuelo. * Administrar inventarios de suministros operativos. * Completar reportes y checklists operacionales. * Apoyar auditorías internas y externas. * Asegurar el cumplimiento de SOPs, estándares de seguridad y requerimientos regulatorios. * Participar en iniciativas de mejora continua y estandarización de procesos. A continuación, se describe la naturaleza general del cargo por medio de una lista de actividades que son requeridas para llevar a cabo el trabajo: **Seguridad y Cumplimiento** * Velar por mi seguridad y la de mis compañeros, participando activamente en las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo de la compañía. * Cumplir con los requisitos y procedimientos de seguridad aplicables a la operación. * Asegurar el cumplimiento de los SOPs (Standard Operating Procedures). * Gestionar el cumplimiento de los entrenamientos semanales y de los requisitos de capacitación en IELMS. * Apoyar la preparación y atención de auditorías internas y externas. * Realizar Quick Look Audits según los lineamientos establecidos. **Procesamiento de Documentación Flor Express** * Digitalizar y validar la documentación aduanera de Flor Express. * Escanear y validar documentos soporte: factura comercial, certificado fitosanitario y packing list. * Validar la documentación antes de iniciar el proceso de edición. * Confirmar que la cantidad de piezas y el valor declarado coincidan con la factura comercial. * Revisar y gestionar discrepancias identificadas durante el procesamiento documental. * Confirmar la transmisión de contingencias cuando aplique. **Procesamiento Operacional** * Ejecutar los procesos de escaneo mediante equipos Zebra utilizando la aplicación GSL. * Realizar el cierre de ULDs, la creación de nuevos ULDs y la asignación de sellos de seguridad cuando sea requerido. * Efectuar la revisión y resolución de discrepancias de Flor Express. * Gestionar el linkeo de guías aéreas a los vuelos y ejecutar procesos de contingencia en OPSYS cuando corresponda. * Actualizar información operativa en Booking, OPSYS y prealertas. * Revisar y validar el reporte de discrepancias 4DJ0\. * Ejecutar procesos de Common Carrier conforme a los procedimientos establecidos. **Control de Datos y Sistemas** * Gestionar y validar información en los sistemas OPSYS, incluyendo procesamiento de ULDs y conciliaciones IN/OUT. * Realizar seguimiento y validación de datos operativos en los sistemas corporativos. * Identificar y corregir discrepancias operativas, incluyendo descuadres de ULD, creación de MOMA y registros forzados. * Mantener la documentación de control de peso de básculas ASI y registros de Test Weight. **Inventarios y Soporte Operacional** * Administrar y controlar el inventario de suministros destinados a los clientes de Flor Express. * Completar los checklist diarios, semanales y de preflight. * Enviar comunicaciones operacionales, incluyendo actualizaciones de manuales, reportes y notificaciones. * Asistir en la coordinación interfuncional (cross\-functional) de acuerdo con las necesidades operativas. **Mejora Continua** * Identificar brechas operativas y proponer acciones correctivas. * Apoyar la implementación de mejoras de procesos. * Participar en iniciativas de estandarización y optimización operacional. **Conocimientos técnicos** * Dominio de Microsoft Office: Word, PowerPoint y Excel, Powe BI, Outlook y Teams) * Manejo de sistemas operacionales y administrativos. * Conocimiento básico de procesos de exportación, documentación aérea y logística. * Deseable experiencia con procesos de escaneo. **Cualificaciones requeridas** * Técnico, tecnólogo o estudiante universitario en Logística, Comercio Internacional, Administración, Ingeniería Industrial o carreras afines. **Experiencia requerida:** Mínimo 1 año de experiencia en procesos administrativos, logísticos, operativos o de soporte a operaciones. **Horario de trabajo:** * Lunes a domingo de acuerdo con la necesidad operativa y programación del Gateway. * Disponibilidad para laborar fines de semana y festivos cuando la operación lo requiera. **Nivel de inglés requerido:** Inglés básico a intermedio (deseable) (50% hablado, 60% escrito) **Grado de la posición:** **007** Ops Admin Assistant I **Modalidad de trabajo:** Presencial. **Dirección exacta del lugar de trabajo:** Av dorado \# 106\-81 Bod 88\-97 TC2 Muelle de carga Internacional Aeropuerto Internacional El Dorado, Bogotá D.C. **Cantidad de vacantes a cubrir:** 1 vacante. **Tipo de empleado:** Permanente UPS se compromete a proporcionar un lugar de trabajo libre de discriminación, acoso y represalias.