AUXILIAR ADMINISTRATIVA

Descripción

Resumen del Puesto: Brindar apoyo integral a los procesos administrativos, garantizando la gestión documental, atención al cliente y proveedores, y el cumplimiento de procedimientos para la eficiencia operativa. Puntos Destacados: 1. Apoyo integral en procesos administrativos 2. Gestión documental y atención al cliente 3. Fomenta la eficiencia y continuidad operativa **PERFIL DE CARGO**: Auxiliar Administrativa **Objetivo del cargo:** Brindar apoyo integral a los procesos administrativos de la organización, garantizando la adecuada gestión documental, atención a clientes y proveedores, control de información, soporte operativo y cumplimiento de los procedimientos internos, contribuyendo a la eficiencia y continuidad de las operaciones. Formación académica * Técnico o Tecnólogo en Asistencia Administrativa, Gestión Empresarial, Secretariado Ejecutivo, Administración o carreras afines. * Deseable formación complementaria en servicio al cliente, gestión documental y herramientas ofimáticas. **Experiencia** * Mínimo un (1\) año de experiencia en cargos administrativos, de apoyo operativo o atención al cliente, talento * Deseable experiencia en manejo de facturación, archivo, compras, cartera o apoyo contable. **Conocimientos** * Microsoft Office (Excel, Word, Outlook y PowerPoint). * Gestión documental y archivo. * Atención al cliente. * Elaboración de documentos administrativos. * Manejo de agendas y programación de reuniones. * Radicación y seguimiento de correspondencia. * Manejo de plataformas digitales y herramientas colaborativas. * Deseable conocimiento en software ERP o contable. **Funciones principales** * Gestionar y organizar la documentación física y digital de la empresa. * Elaborar cartas, certificados, informes, actas y demás documentos administrativos. * Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitantes de manera oportuna. * Apoyar la programación de reuniones, citas y actividades administrativas. * Mantener actualizadas las bases de datos de clientes, proveedores y colaboradores. * Apoyar los procesos de facturación, compras y control documental. * Realizar seguimiento a solicitudes internas hasta su cierre. * Gestionar la recepción, envío y archivo de correspondencia. * Apoyar el control de inventario de papelería, suministros y activos administrativos. * Elaborar reportes administrativos e indicadores cuando sean requeridos. * Apoyar los procesos de contratación, afiliaciones y gestión documental del área de talento humano, cuando aplique. * Apoyar actividades contables básicas como legalización de gastos, recopilación de soportes y conciliación documental. * Cumplir las políticas, procedimientos y lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad. * Mantener la confidencialidad de la información administrada. * Ejecutar las demás funciones asignadas por su jefe inmediato relacionadas con la naturaleza del cargo. **Competencias técnicas** * Organización documental. * Excelente redacción y ortografía. * Manejo de herramientas ofimáticas. * Planeación y organización. * Administración del tiempo. * Servicio al cliente. * Gestión de información. * Manejo de indicadores básicos. **Competencias comportamentales** * Orientación al servicio. * Comunicación asertiva. * Trabajo en equipo. * Proactividad. * Responsabilidad. * Ética e integridad. * Adaptabilidad. * Atención al detalle. * Confidencialidad. * Capacidad de aprendizaje. **Nivel de responsabilidad** * Custodia de documentación e información confidencial. * Uso adecuado de los recursos administrativos asignados. * Cumplimiento de los procedimientos internos. * Apoyo oportuno a las diferentes áreas de la organización. Lugar de trabajo: Empleo presencial