Asistente Administrativo

Descripción

Resumen: Este puesto apoya las operaciones diarias de la oficina mediante tareas administrativas, coordinación de calendarios, comunicación con proveedores y mantenimiento de sistemas organizados. Aspectos destacados: 1. Gestionar calendarios, citas, reuniones y programación 2. Fluido en inglés y español con sólidas habilidades organizativas 3. Oportunidad de pasar a un horario híbrido después de la capacitación **ASISTENTE ADMINISTRATIVO** ***\- Aplica para las ciudades de Bogotà \-Armenia \- Barranquilla \- Bucaramanga \- Cali \- Ibague \- Manizales \- Med.ellin y Pereira.*** **Descripción del puesto:** buscamos un Asistente Administrativo bilingüe altamente organizado y confiable para apoyar nuestras operaciones diarias en la oficina. Este puesto se centrará principalmente en el apoyo administrativo, incluida la coordinación de calendarios, la comunicación con proveedores, la programación, la documentación y el mantenimiento de sistemas organizados para el equipo. El candidato ideal es proactivo, orientado al detalle, se siente cómodo comunicándose con proveedores y clientes, y puede gestionar múltiples tareas simultáneamente. El puesto comenzará como un rol presencial a tiempo completo para permitir una capacitación adecuada e integración con el equipo. Una vez que el empleado esté completamente capacitado y cumpla consistentemente con las expectativas, el puesto pasará a un horario híbrido. La experiencia en construcción es un valor agregado, pero no es obligatoria. **Responsabilidades:** * Gestionar calendarios, citas, reuniones y programación * Coordinar con proveedores, subcontratistas, suministradores y otros socios externos * Comunicarse con proveedores sobre programación, seguimientos y necesidades administrativas generales * Mantener archivos, registros, documentos e información de oficina organizados * Ayudar a preparar y organizar documentos para proyectos de construcción actuales y futuros * Utilizar el software de la empresa para crear, organizar y mantener plantillas personalizadas para futuros proyectos de construcción * Ayudar a mantener y actualizar plantillas, formularios y procesos administrativos recurrentes * Supervisar fechas importantes, citas y elementos pendientes de seguimiento * Brindar apoyo general en la administración de oficina y soporte diario * Comunicar información importante a los miembros del equipo correspondientes * Realizar seguimiento de elementos pendientes y ayudar a garantizar que las tareas se completen a tiempo * Brindar apoyo al equipo en otras tareas administrativas según sea necesario **Requisitos** * Obligatorios * Fluidez en inglés y español * Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo * Excelente comunicación verbal y escrita * Experiencia gestionando calendarios, horarios, citas o tareas administrativas * Experiencia comunicándose con proveedores o socios externos * Capacidad para aprender y utilizar nuevo software * Gran atención al detalle * Capacidad para gestionar múltiples prioridades * Confiable, profesional y proactivo * Sólidas habilidades de seguimiento y capacidad para tomar la iniciativa Deseables * Experiencia previa en la industria de la construcción * Experiencia trabajando con contratistas, subcontratistas, proveedores o suministradores * Experiencia con software de gestión de construcción o empresarial * Experiencia creando o personalizando plantillas, formularios o documentos dentro de un software * Experiencia previa como asistente administrativo, administrador de oficina, recepcionista o puesto similar Lugar de trabajo: Empleo presencial