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Resumen: FreedUp busca un Asistente Ejecutivo Asociado proactivo y orientado al detalle para apoyar al Fundador y CEO, centrándose en procesos operativos, comunicación e implementación de sistemas. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de actuar como una verdadera extensión del ejecutivo 2. Más allá del apoyo administrativo tradicional, asumiendo la responsabilidad de los procesos operativos fundamentales 3. Florecer en entornos con alta responsabilidad y alta claridad FreedUp busca un **Asistente Ejecutivo Asociado (EA)** altamente proactivo y orientado al detalle para apoyar al Fundador y CEO de una organización en rápido crecimiento y basada en sistemas. Este puesto es ideal para alguien que florezca con la estructura, la responsabilidad y la claridad, y que pueda actuar como una verdadera extensión del ejecutivo transformando la complejidad en una ejecución tranquila y repetible. Somos un equipo de alto rendimiento construido sobre la base de la propiedad, la capacidad de respuesta y la mejora continua. El Asistente Ejecutivo desempeñará un papel crítico para estabilizar y escalar las operaciones diarias del CEO, actuando como su "memoria funcional", mejorando la calidad de la comunicación escrita y asegurando que nada se pase por alto. Este puesto va más allá del apoyo administrativo tradicional. Usted asumirá la responsabilidad de los procesos operativos fundamentales, gestionará los sistemas de comunicación, coordinará los canales de reclutamiento y ayudará a implementar herramientas y procedimientos operativos estándar (POE) que reduzcan la carga cognitiva del CEO y del equipo directivo. Este es un puesto **de tiempo completo y remoto**, que requiere una comunicación escrita excepcional, un seguimiento riguroso, comodidad para manejar información sensible y la capacidad de gestionar de forma proactiva tanto tareas profesionales como algunas tareas personales limitadas. **Ubicación:** Totalmente remota — Colombia **Tipo de empleo:** Tiempo completo **Salario:** $1000 — $1.800 al mes (según experiencia) **Requisitos** * 3 o más años de experiencia apoyando a ejecutivos senior como EA, Coordinador de Operaciones o función similar. * Habilidades excepcionales de comunicación escrita: debe ser un escritor más hábil que el ejecutivo. * Capacidad demostrada para **seguir y replicar formatos estructurados** * Fuertes habilidades organizativas y de ejecución * Comodidad actuando como un "sistema de memoria" para un CEO de ritmo acelerado. * Instintos organizativos sólidos y capacidad de seguimiento. * Buen conocimiento de la **cultura empresarial estadounidense y su estilo comunicativo** * Capacidad para trabajar con sistemas y POE (Procedimientos Operativos Estándar) * Capacidad para anticipar necesidades y brindar asistencia contextualizada * Capacidad para manejar información confidencial y sensible de forma responsable. * Conocimiento tecnológico y adaptabilidad a sistemas y herramientas en constante evolución. * Florecer en entornos con alta responsabilidad y alta claridad. * **Requisitos técnicos:** Acceso confiable a internet de alta velocidad y una configuración moderna de oficina en casa. **Responsabilidades clave****Gestión de correo electrónico y comunicación** * Clasificar correos electrónicos dos veces al día (mañana y tarde) * Redactar, editar y gestionar correos electrónicos con la voz y el tono del fundador * Asegurar que toda comunicación siga **formatos claros y repetibles, y altos estándares** * Coordinar la comunicación con clientes manteniendo profesionalismo y precisión * Organizar los correos electrónicos en cuatro carpetas: "Acción requerida", "Leer después", "Si interesa" y "Seguimiento" * Revisar y editar toda comunicación saliente para mejorar su claridad y precisión. **Coordinación de reuniones y calendario** * Actuar como guardián del calendario del ejecutivo * Gestionar programaciones complejas entre reuniones con clientes e internas * Coordinar logística, incluidos **arreglos confidenciales para reuniones** * Priorizar reuniones de alto valor y optimizar el flujo del calendario * Implementar y proteger la plantilla semanal ideal del ejecutivo, con bloques de tiempo reservados para trabajo profundo * Asegurar que el horario del ejecutivo se ajuste aproximadamente al 70–80 % de su plantilla * Considerar el tiempo del ejecutivo en la oficina presencial (2–3 días por semana en Seattle) **Gestión de CRM e integridad de datos** * Mantener un sistema CRM **limpio, preciso y completamente actualizado** * Asegurar que todos los registros incluyan: * + Datos completos de contacto + Formato y estructura adecuados + Hipervínculos y notas correctos * Mejorar continuamente la organización del CRM para usabilidad y eficiencia **Delegación y seguimiento de tareas:** * Consolidar información sobre seguros * Organizar documentos personales y registros digitales * Crear formularios de consentimiento para citas médicas * Liderar **reuniones semanales de revisión** para evaluar el progreso y refinar los procesos * Seguir el cumplimiento de tareas y garantizar bucles claros de comunicación * Identificar proactivamente ineficiencias y proponer mejoras * Gestionar tareas administrativas personales pendientes * Consolidar y respaldar de forma segura archivos personales digitales importantes * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales **Gestión de datos y archivos** * Consolidar y respaldar de forma segura archivos personales digitales importantes * Organizar documentos personales (tarjetas de seguro, testamentos, poderes notariales, etc.) * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales * Documentar y desarrollar **procedimientos operativos estándar (POE)** desde el primer día * Convertir tareas recurrentes en **procesos escalables y repetibles** * Refinar continuamente los flujos de trabajo según retroalimentación y desempeño **Sistemas y herramientas** * Comunicarse diariamente mediante Slack con actualizaciones estructuradas. * BuilderTrend (software de construcción con funciones de CRM y canal de ventas) * Ayudar a ampliar el uso de Notion para POE, documentación y un CRM ligero. * Programas: Monograph, Smartsheet, Buildertrend * Gemini (usado recientemente para tomar notas) * Fathom (usado anteriormente para tomar notas) * Fireflies (grabación y transcripción de reuniones **Beneficios** * Experiencia internacional * Oportunidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar * Entorno de equipo solidario y colaborativo * Oportunidades de aprendizaje y desarrollo * Posibles bonos por desempeño * Días libres pagados (PTO) * Cobertura médica (HMO) tras 3 meses
