Asistente Ejecutivo Remoto Asociado - Operaciones y Gestión de Proyectos

Descripción

Resumen: FreedUp busca un Asistente Ejecutivo Asociado altamente proactivo y minucioso para apoyar al Fundador y CEO de una organización en rápido crecimiento y orientada a sistemas. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de actuar como una verdadera extensión del ejecutivo 2. Más allá del apoyo administrativo tradicional, asumiendo la responsabilidad de los procesos operativos centrales 3. Florecer en entornos con alta responsabilidad y alta claridad FreedUp busca un **Asistente Ejecutivo Asociado (EA)** altamente proactivo y minucioso para apoyar al Fundador y CEO de una organización en rápido crecimiento y orientada a sistemas. Este puesto es ideal para alguien que prospera con estructura, responsabilidad y claridad, y que puede actuar como una verdadera extensión del ejecutivo transformando la complejidad en una ejecución tranquila y repetible. Somos un equipo de alto rendimiento construido sobre la base de la propiedad, la capacidad de respuesta y la mejora continua. El Asistente Ejecutivo desempeñará un papel fundamental para estabilizar y escalar las operaciones diarias del CEO, actuando como su "memoria funcional", mejorando la calidad de la comunicación escrita y asegurando que nada se quede sin atender. Este puesto va más allá del apoyo administrativo tradicional. Usted asumirá la responsabilidad de los procesos operativos centrales, gestionará los sistemas de comunicación, coordinará los canales de reclutamiento y ayudará a implementar herramientas y procedimientos operativos estándar (POE) que reduzcan la carga cognitiva del CEO y del equipo directivo. Se trata de un **puesto remoto a tiempo completo**, que requiere una comunicación escrita excepcional, un seguimiento riguroso, comodidad para manejar información sensible y la capacidad de gestionar de forma proactiva tanto tareas profesionales como algunas tareas personales limitadas. **Ubicación:** Totalmente remota — Colombia **Tipo de empleo:** A tiempo completo **Salario:** $1000 — $1800 por mes (según experiencia) **Requisitos** * 3 o más años de experiencia apoyando a ejecutivos superiores como EA, Coordinador de Operaciones o en un puesto similar. * Habilidades excepcionales de comunicación escrita: debe ser un escritor más sólido que el ejecutivo. * Capacidad comprobada para **seguir y replicar formatos estructurados** * Fuertes habilidades organizativas y de ejecución * Comodidad para actuar como un "sistema de memoria" para un CEO en constante movimiento. * Instintos organizativos sólidos y capacidad de seguimiento riguroso. * Buen conocimiento de la **cultura empresarial y el estilo comunicativo estadounidenses** * Capacidad para trabajar con sistemas y procedimientos operativos estándar (POE) * Capacidad para anticipar necesidades y brindar asistencia basada en contexto * Capacidad para manejar información confidencial y sensible de forma responsable. * Conocimiento tecnológico sólido y adaptabilidad a sistemas y herramientas en evolución. * Florecer en entornos con alta responsabilidad y alta claridad. * **Requisitos técnicos:** Acceso confiable a internet de alta velocidad y una configuración moderna de oficina en casa. **Principales responsabilidades****Gestión de correos electrónicos y comunicación** * Clasificar correos electrónicos dos veces al día (mañana y tarde) * Redactar, editar y gestionar correos electrónicos con la voz y el tono del fundador * Asegurar que toda la comunicación siga **formatos claros y repetibles, y altos estándares** * Coordinar la comunicación con clientes manteniendo profesionalismo y precisión * Organizar los correos electrónicos en cuatro carpetas: "Acción requerida", "Leer después", "Si interesa" y "Seguimiento" * Revisar y editar todas las comunicaciones salientes para mejorar su claridad y precisión. **Coordinación de reuniones y calendario** * Actuar como guardián del calendario del ejecutivo * Gestionar programaciones complejas entre reuniones con clientes e internas * Coordinar logística, incluyendo **arreglos confidenciales para reuniones** * Priorizar reuniones de alto valor y optimizar el flujo del calendario * Implementar y proteger la plantilla semanal ideal del calendario del ejecutivo, reservando tiempo bloqueado para trabajo profundo * Asegurar que el calendario del ejecutivo se ajuste aproximadamente al 70–80 % de su plantilla * Considerar el tiempo presencial del ejecutivo en la oficina (2–3 días por semana en Seattle) **Gestión de CRM e integridad de datos** * Mantener un sistema de CRM **limpio, preciso y completamente actualizado** * Asegurar que todos los registros incluyan: * + Datos completos de contacto + Formato y estructura adecuados + Hipervínculos y notas correctos * Mejorar continuamente la organización del CRM para usabilidad y eficiencia **Delegación y seguimiento de tareas:** * Consolidar información de seguros * Organizar documentos personales y registros digitales * Crear formularios de consentimiento para citas médicas * Liderar **reuniones semanales de revisión** para evaluar el progreso y refinar los procesos * Seguir el cumplimiento de tareas y garantizar bucles claros de comunicación * Identificar proactivamente ineficiencias y proponer mejoras * Gestionar tareas administrativas personales pendientes * Consolidar y respaldar de forma segura archivos digitales personales importantes * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales **Gestión de datos y archivos** * Consolidar y respaldar de forma segura archivos digitales personales importantes * Organizar documentos personales (tarjetas de seguro, testamentos, poderes notariales, etc.) * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales * Documentar y desarrollar **procedimientos operativos estándar (POE)** desde el primer día * Convertir tareas recurrentes en **procesos escalables y repetibles** * Refinar continuamente los flujos de trabajo según retroalimentación y desempeño **Sistemas y herramientas** * Comunicarse diariamente mediante Slack con actualizaciones estructuradas. * BuilderTrend (software de construcción con funciones de CRM y canal de ventas) * Ayudar a ampliar el uso de Notion para POE, documentación y un CRM ligero. * Programas: Monograph, smartsheet, Buildertrend * Gemini (usado recientemente para toma de notas) * Fathom (usado anteriormente para toma de notas) * Fireflies (grabación y transcripción de reuniones **Beneficios** * Experiencia internacional * Oportunidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar * Entorno de equipo colaborativo y de apoyo * Oportunidades de aprendizaje y desarrollo * Bonos por desempeño potenciales * Días de permiso pagado (PTO) * Plan médico (HMO) tras 3 meses