Asistente Ejecutivo Remoto

Descripción

Resumen: Buscamos un Asistente Virtual Ejecutivo Bilingüe altamente responsable, meticuloso y de absoluta confianza para apoyar las operaciones ejecutivas y clínicas mediante una gestión avanzada de tareas y el manejo seguro de datos sensibles. Aspectos destacados: 1. Apoyar al equipo ejecutivo y a las operaciones clínicas 2. Manejar registros médicos confidenciales y datos de pacientes 3. Coordinar equipos clínicos multidisciplinarios **Ubicación:** Remota (América Latina) – Apoyo a las operaciones de North Miami, FL **Horario:** Tiempo completo \| Hora estándar del este de EE.UU. (EST) **Requisito lingüístico:** Inglés fluido y español (nivel B2/C1) **Resumen del puesto** Buscamos un Asistente Virtual Ejecutivo Bilingüe altamente responsable, meticuloso y de absoluta confianza para apoyar a nuestro equipo ejecutivo y a nuestras operaciones clínicas en **North Miami, Florida**. En este puesto, usted será el principal apoyo administrativo de una **clínica pediátrica especializada / PPEC**, gestionando tareas ejecutivas de alto nivel, registros médicos confidenciales, seguimiento de datos de pacientes y coordinación multidisciplinaria (terapia ocupacional, fisioterapia, logopedia y enfermería). Dado que trabajará directamente con historias clínicas confidenciales y con las familias de pacientes pediátricos, es imprescindible cumplir estrictamente con las normativas de privacidad médica (HIPAA), actuar con máxima precisión y demostrar una empatía excepcional. **Principales responsabilidades** * **Gestión de registros médicos y datos sensibles:** * Organizar, revisar y mantener registros médicos electrónicos (EMR/EHR), órdenes médicas, planes de tratamiento (POC) y reevaluaciones. * Garantizar el cumplimiento estricto de las **directrices HIPAA** sobre confidencialidad del paciente y manejo seguro de datos. * Seguimiento de credenciales de proveedores, números de prestación de servicios, documentos de licencia para Medicaid y autorizaciones de seguros. * **Apoyo ejecutivo y coordinación de flujos de trabajo:** * Gestionar agendas ejecutivas, programar entrevistas para personal clínico y coordinar reuniones interdepartamentales. * Filtrar correos electrónicos de alto volumen, dar seguimiento a cuellos de botella operativos urgentes y redactar correspondencia profesional. * Supervisar la documentación clínica pendiente (por ejemplo, evaluaciones terapéuticas faltantes u órdenes médicas sin firma) para asegurar procesos de facturación ininterrumpidos. * **Comunicación con pacientes y familias (zona de North Miami):** * Actuar como enlace remoto principal para padres y cuidadores en inglés y español, brindando orientación sobre programación, procesos de admisión e información general de la clínica. * Atender consultas sensibles de los padres con calidez, empatía y profesionalismo. * **Apoyo al personal clínico y administrativo:** * Asistir en la incorporación de nuevo personal clínico (terapeutas, enfermeros, asistentes) y supervisar sus horarios/disponibilidad. * Elaborar informes ejecutivos semanales sobre métricas clínicas, historias clínicas pendientes y estado de admisiones. **Requisitos y calificaciones** * **Experiencia:** Mínimo 2 años de experiencia como Asistente Virtual, Asistente Ejecutivo o Asistente Administrativo Médico apoyando operaciones sanitarias estadounidenses (se prefiere experiencia específica en pediatría, PPEC, atención domiciliaria o clínicas terapéuticas). * **Habilidades lingüísticas:** Dominio total del inglés y del español (hablado y escrito) — *obligatorio para comunicarse con las familias de North Miami y con proveedores locales*. * **Conocimiento sobre privacidad médica:** Conocimiento sólido de las **normas HIPAA** y mejores prácticas para el manejo de Información Protegida de Salud (PHI). * **Competencia técnica:** * Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Drive, Calendar). * Experiencia navegando plataformas EMR/EHR y portales sanitarios. * Competencia con herramientas VoIP (Dialpad, RingCentral, WhatsApp Business). * **Competencias clave:** * Atención extrema al detalle (tolerancia cero a errores en archivos médicos o ingreso de datos). * Alta inteligencia emocional, madurez y discreción al manejar datos sensibles de salud infantil. * Capacidad proactiva para resolver problemas y trabajar de forma independiente dentro del horario EST. **Requisitos del sistema (configuración de oficina en casa)** * Conexión a Internet de alta velocidad y estable. * Estación de trabajo privada y segura (para garantizar la privacidad exigida por HIPAA). * Auriculares con cancelación de ruido. * Computadora/portátil confiable con soluciones de respaldo de energía/conexión a Internet. Tipo de empleo: Tiempo completo Ubicación laboral: Remota