Asistente Ejecutivo

Descripción

Resumen: Buscamos un Asistente Ejecutivo proactivo y con recursos para apoyar al Director Principal de una firma jurídica emprendedora y dinámica, gestionando calendarios complejos, comunicaciones y coordinación de proyectos. Aspectos destacados: 1. Puesto de alta confianza que brinda apoyo administrativo y operativo directo 2. Participa en el desarrollo empresarial y la coordinación de proyectos para la firma 3. Trabaja en un entorno legal emprendedor y dinámico MOVE Your Business se enorgullece de representar a Jasmine Daya \& Co., una firma jurídica con sede en Toronto que ha pasado de la litigación civil al derecho transfronterizo de préstamos privados. Actualmente, la firma asesora a prestamistas canadienses y profesionales del sector sobre su expansión hacia Estados Unidos, incluidas la entrada al mercado, las licencias, la estrategia regulatoria y la estructuración empresarial. Opera como una práctica jurídica dinámica y emprendedora que combina servicios legales con desarrollo empresarial, educación y participación en el sector. En nombre de Jasmine Daya \& Co., buscamos un Asistente Ejecutivo excepcional para brindar apoyo administrativo y operativo directo al Director Principal de la firma, Jasmine Daya. Este es un puesto de alta confianza dirigido a una persona proactiva, con recursos, altamente receptiva y capaz de gestionar múltiples prioridades sin necesidad de supervisión constante. El candidato seleccionado ayudará a organizar las obligaciones profesionales del Director Principal, mantendrá el impulso en los proyectos pendientes y garantizará que las comunicaciones, reuniones, plazos y tareas de seguimiento se gestionen eficientemente. **Nota: Por favor, envíe su currículum en inglés para que podamos evaluar adecuadamente sus calificaciones.** **Principales responsabilidades:** * **Apoyo ejecutivo y administrativo** * Gestionar un calendario complejo, incluidas reuniones con clientes, reuniones internas, participaciones en eventos, seminarios web, conferencias y actividades de desarrollo empresarial. * Programar y confirmar reuniones en múltiples zonas horarias. * Coordinar arreglos de viaje, itinerarios, alojamientos y logística relacionada. * Mantener listas diarias y semanales organizadas de prioridades para el Director Principal. * Anticipar próximos plazos, conflictos y tareas de seguimiento requeridas. * **Gestión de correos electrónicos y comunicaciones** * Supervisar, organizar y priorizar las comunicaciones por correo electrónico. * Redactar correos electrónicos y correspondencia profesional en nombre del Director Principal. * Responder a consultas rutinarias y garantizar que las comunicaciones importantes reciban atención oportuna. * Seguir las solicitudes pendientes y realizar seguimiento con clientes, abogados, proveedores, socios y miembros del equipo. * Mantener un punto de contacto profesional y receptivo para partes interesadas internas y externas. * **Preparación de documentos y presentaciones** * Preparar, revisar, corregir y dar formato a correspondencia, informes, presentaciones, materiales para reuniones y documentos destinados a clientes. * Asistir en presentaciones de PowerPoint, materiales para seminarios web, notas para intervenciones, listas de verificación y recursos educativos. * Asegurar que los documentos estén correctamente formateados, sean precisos y mantengan coherencia con la marca de la firma. * Mantener archivos electrónicos organizados y sistemas de gestión documental. * **Apoyo a clientes y asuntos** * Asistir en la recepción de nuevos clientes, programación de reuniones, recolección de documentos y seguimiento. * Mantener actualizada la información precisa sobre clientes, contactos y asuntos en los sistemas de la firma. * Apoyar los requisitos administrativos relacionados con los expedientes restantes de litigación civil de la firma. * Supervisar plazos y materiales solicitados sin ofrecer asesoramiento jurídico ni realizar trabajos jurídicos sustanciales, salvo que se cuente específicamente con la capacitación y autorización correspondiente. * **Desarrollo empresarial y coordinación de proyectos** * Asistir en seminarios web, conferencias, podcasts, participaciones en eventos, boletines informativos y otras iniciativas educativas. * Coordinar proyectos que involucren a profesionales de marketing, diseñadores, proveedores, asesores externos y socios comerciales. * Mantener listas de contactos, registros de desarrollo empresarial y cronogramas de seguimiento. * Realizar investigaciones básicas en línea y administrativas cuando se solicite. * Ayudar a impulsar los proyectos confirmando responsabilidades, plazos y próximos pasos. * **Gestión de reuniones y tareas** * Preparar agendas y materiales de antecedentes para reuniones. * Asistir a reuniones cuando se solicite, tomar notas detalladas y distribuir las acciones acordadas. * Supervisar las tareas asignadas y hacer seguimiento con las personas responsables. * Ayudar a garantizar que no se pasen por alto los plazos y compromisos. * **Confidencialidad y profesionalismo** * Manejar información confidencial legal, financiera, empresarial y personal con absoluta discreción. * Comunicarse profesionalmente con clientes, abogados, ejecutivos, proveedores y miembros del equipo. * Ejercer un buen criterio al determinar qué asuntos requieren una escalación inmediata. **Requisitos y calificaciones:** * Al menos dos años de experiencia como Asistente Ejecutivo, preferiblemente apoyando a un abogado, propietario de empresa, ejecutivo senior o emprendedor. * Experiencia previa en una firma jurídica, una firma de servicios profesionales, una empresa de servicios financieros u otro entorno dinámico constituye una ventaja. * Excelente dominio escrito y hablado del inglés. * Atención excepcional al detalle y sólidas habilidades de corrección. * Alta capacidad de organización, proactividad, confiabilidad y rapidez de respuesta. * Buen criterio y capacidad para identificar prioridades de forma independiente. * Demostrada capacidad para gestionar varios proyectos y plazos simultáneamente. * Confianza al comunicarse con clientes y profesionales senior. * Dominio avanzado de Microsoft Outlook, Word, PowerPoint y Excel. * Capacidad para aprender nuevas tecnologías, incluidas plataformas de gestión documental, gestión de proyectos, CRM, programación, seminarios web y comunicación. * Capacidad para mantener la confidencialidad y ejercer discreción. * Acceso confiable a Internet y un entorno profesional para trabajar de forma remota. * Disponibilidad para trabajar de lunes a viernes durante el horario requerido en la zona horaria del Este. * Todos los candidatos seleccionados deben proporcionar dos referencias profesionales y una verificación criminal vigente emitida en los últimos 60 días. * Se requiere completar los formularios iniciales, incluida la presentación de un número válido de identificación fiscal (por ejemplo, número de Seguro Social, número de seguro social canadiense o equivalente del país), antes de la incorporación. **Horario laboral:** Tiempo completo (40 horas por semana) De lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., hora del Este **Remuneración:** $800 \+ $55 de asignación mensual **Acerca de nosotros: MOVE Your Business** es una empresa de externalización con sede en el sur de California, dedicada a empoderar tanto a empresas como a profesionales. Conectamos a empresas en crecimiento con talento virtual calificado, mientras creamos oportunidades significativas y a largo plazo para nuestros miembros del equipo. Como jugador en rápido crecimiento en el ámbito de la externalización, nos comprometemos a construir asociaciones que impulsen el éxito y a fomentar un entorno solidario e inclusivo donde nuestro personal pueda prosperar y crecer junto con nosotros. Tipo de empleo: Tiempo completo Pregunta(s) de la solicitud: * ¿Cuántos años de experiencia tiene como Asistente Ejecutivo? * ¿Tiene alguna experiencia como Asistente Ejecutivo, especialmente apoyando a una firma jurídica canadiense? Si es así, ¿cuántos años de experiencia tiene? * La remuneración mensual para este puesto es de $800 como salario base más una asignación de $55. ¿Esto coincide con sus expectativas? * ¿Con qué rapidez puede comenzar? Si actualmente está empleado, indique exactamente el número de días que necesita cumplir. * La entrevista para este puesto se lleva a cabo íntegramente en inglés para evaluar la fluidez verbal. ¿Está cómodo procediendo con una entrevista exclusivamente en inglés? Ubicación del trabajo: Remoto