Resumen: Buscamos un/a Coordinador/a de Operaciones Ejecutivas organizado/a y proactivo/a para brindar apoyo administrativo, comunicacional y de coordinación de proyectos a dos empresas con misión compartida. Puntos destacados: 1. Apoyar a dos empresas con misión compartida lideradas por un mismo CEO 2. Central para mantener el trabajo avanzando sin contratiempos y apoyar a los líderes 3. Enfocado en la organización, la comunicación y la mejora de procesos ¿Eres altamente organizado/a, proactivo/a y te motiva ayudar a líderes y clientes a mantenerse enfocados y apoyados? Estamos contratando un/a **Coordinador/a de Operaciones Ejecutivas** para brindar apoyo administrativo, comunicacional y de coordinación de proyectos en **dos empresas con misión compartida lideradas por un mismo CEO**. Este puesto es fundamental para garantizar que el trabajo avance sin contratiempos mediante la gestión de agendas, el apoyo a los puntos de contacto con los clientes, la coordinación de documentos entre distintos sistemas y la transformación de las conversaciones de reuniones en entregables pulidos y profesionales. Ayudarás a asegurar que los plazos sean claros, las comunicaciones consistentes y los materiales estén bien diseñados y listos para su uso. El/la candidato/a ideal es minucioso/a, posee excelentes habilidades escritas y se siente cómodo/a equilibrando múltiples prioridades simultáneamente. Disfruta crear estructura, mejorar procesos y colaborar con otros para llevar ideas desde la conversación hasta su ejecución. Si te apasiona la organización, la comunicación reflexiva y el apoyo al trabajo con misión compartida desde detrás de escena, ¡nos encantaría saber de ti! Este puesto es ideal para alguien ubicado/a en Sudamérica que busque trabajo completamente remoto. **Remuneración:** 5 USD - 7 USD por hora **Responsabilidades:****Apoyo Ejecutivo y Coordinación de Agenda** * Gestionar la agenda del CEO en ambas empresas, incluidas reuniones con clientes, talleres, sincronizaciones internas del equipo y sesiones de seguimiento * Coordinar la logística de programación, necesidades de reprogramación, confirmaciones y recordatorios * Mantener actualizadas las agendas, cronogramas y hitos de proyecto en todos los compromisos * Seguimiento de los puntos de acción y apoyo en el cumplimiento de las prioridades **Comunicación con Clientes y Experiencia del Cliente** * Actuar como primer punto de contacto para verificaciones rutinarias y comunicación con los clientes * Enviar actualizaciones oportunas, notas de estado y recordatorios corteses durante los compromisos * Mantener un ritmo proactivo de comunicación para garantizar que los clientes se sientan apoyados e informados * Identificar y reportar a la dirección consultiva asuntos de alta prioridad, fechas límite o necesidades urgentes **Redacción, Elaboración de Documentos y Seguimiento de Reuniones** * Redactar, editar y dar formato a correos electrónicos profesionales, informes, propuestas y materiales dirigidos a clientes * Convertir las notas brutas de reuniones en resúmenes claros y organizados, así como en documentos de puntos de acción * Redactar mensajes de seguimiento pulidos y materiales de apoyo posteriores a reuniones y talleres * Realizar revisiones finales de calidad antes de enviar los entregables a los clientes **Creación de Plantillas y Soporte de Procesos** * Crear y mantener plantillas para correos electrónicos, órdenes del día, informes, actualizaciones y documentos de seguimiento * Estandarizar procesos recurrentes y mejorar los sistemas internos de documentación * Apoyar el desarrollo de flujos de trabajo repetibles a medida que ambas empresas crecen **Coordinación, Diseño y Control de Calidad de Documentos** * Coordinar el flujo de documentos entre distintos sistemas (Google Drive, SharePoint, herramientas de gestión de proyectos, etc.) * Asegurar que los archivos se almacenen, etiqueten, versionen y organicen de forma consistente * Realizar correcciones gramaticales, ortográficas, de formato y de diseño en borradores en curso * Crear materiales visualmente pulidos utilizando Canva y apoyar la creación de encuestas en SurveyMonkey * Supervisar los entregables entrantes y salientes para garantizar el cumplimiento de las fechas límite y evitar que nada quede pendiente **Requisitos:** * Excelentes habilidades organizativas, comunicativas, de gestión del tiempo y de relación interpersonal * Sobresalientes habilidades en diseño, formato y presentación visual de documentos * Experiencia en apoyo administrativo, coordinación de proyectos, servicios al cliente, consultoría u operaciones sin fines de lucro * Competencia en Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive), Canva y SurveyMonkey * Alta capacidad para gestionar múltiples flujos de trabajo simultáneamente * Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle * Compromiso con el apoyo a organizaciones sin fines de lucro y trabajos con misión compartida * Debe haber completado la educación secundaria o su equivalente * Experiencia manejando información confidencial y cumpliendo rigurosos plazos * Debe ser bilingüe en inglés y español **Acerca de la Empresa** Ayudamos a organizaciones sin fines de lucro a definir y alcanzar sus objetivos. Colaboramos contigo para avanzar juntos más lejos. Combinamos la realidad actual con la visión de la organización para lograr un desarrollo sostenible.