Resumen: Buscamos un/a Coordinador/a de Operaciones Ejecutivas organizado/a y proactivo/a para brindar apoyo administrativo, comunicacional y de coordinación de proyectos a dos empresas con misión compartida. Puntos destacados: 1. Apoyar a dos empresas con misión compartida lideradas por un mismo CEO 2. Función central en la gestión de agendas y el apoyo a los puntos de contacto con los clientes 3. Oportunidad de crear estructura, mejorar procesos y colaborar ¿Eres altamente organizado/a, proactivo/a y te motiva ayudar a líderes y clientes a mantenerse enfocados y apoyados? Estamos contratando un/a **Coordinador/a de Operaciones Ejecutivas** para brindar apoyo administrativo, comunicacional y de coordinación de proyectos en **dos empresas con misión compartida lideradas por un mismo CEO**. Este puesto es fundamental para garantizar que el trabajo avance sin contratiempos mediante la gestión de agendas, el apoyo a los puntos de contacto con los clientes, la coordinación de documentos entre distintos sistemas y la transformación de las discusiones en reuniones en entregables pulidos y profesionales. Ayudarás a asegurar que los plazos sean claros, las comunicaciones coherentes y los materiales estén bien diseñados y listos para su uso. El/la candidato/a ideal es meticuloso/a, posee excelentes habilidades de redacción y se siente cómodo/a equilibrando múltiples prioridades simultáneamente. Disfruta crear estructura, mejorar procesos y colaborar con otros para llevar ideas de la conversación a la ejecución. Si amas la organización, la comunicación reflexiva y el apoyo al trabajo con misión compartida desde detrás de cámaras, ¡nos encantaría conocerte! Este puesto es ideal para alguien ubicado/a en Sudamérica que busque un trabajo completamente remoto. **Remuneración:** 5 USD - 7 USD por hora **Responsabilidades:****Apoyo Ejecutivo y Coordinación de Agendas** * Gestionar la agenda del CEO en ambas empresas, incluidas las reuniones con clientes, talleres, sincronizaciones internas del equipo y sesiones de seguimiento * Coordinar la logística de agendamiento, necesidades de reprogramación, confirmaciones y recordatorios * Mantener agendas, cronogramas y hitos de proyectos actualizados y precisos en todos los compromisos * Registrar y hacer seguimiento de los temas pendientes y apoyar la ejecución de las prioridades **Comunicación con Clientes y Experiencia del Cliente** * Actuar como primer punto de contacto para verificaciones rutinarias y comunicaciones con los clientes * Enviar actualizaciones oportunas, notas de estado y recordatorios corteses durante los compromisos * Mantener un ritmo proactivo de comunicación para garantizar que los clientes se sientan apoyados e informados * Identificar y reportar a la dirección consultiva temas, fechas límite o necesidades de alta prioridad **Redacción, Elaboración de Documentos y Seguimiento de Reuniones** * Redactar, editar y dar formato a correos electrónicos profesionales, informes, propuestas y materiales destinados a los clientes * Convertir notas brutas de reuniones en resúmenes claros y organizados, así como en documentos de acciones pendientes * Redactar mensajes de seguimiento pulidos y materiales de apoyo posteriores a reuniones y talleres * Realizar revisiones finales de calidad antes de enviar los entregables a los clientes **Creación de Plantillas y Apoyo a Procesos** * Crear y mantener plantillas para correos electrónicos, órdenes del día, informes, actualizaciones y documentos de seguimiento * Estandarizar procesos recurrentes y mejorar los sistemas internos de documentación * Apoyar el desarrollo de flujos de trabajo repetibles a medida que ambas empresas crecen **Coordinación de Documentos, Diseño y Control de Calidad** * Coordinar el flujo de documentos entre distintos sistemas (Google Drive, SharePoint, herramientas de gestión de proyectos, etc.) * Asegurar que los archivos se almacenen, etiqueten, versionen y organicen de forma consistente * Realizar correcciones gramaticales, ortográficas, de formato y de diseño en borradores en curso * Crear materiales visualmente pulidos utilizando Canva y apoyar la creación de encuestas en SurveyMonkey * Supervisar los entregables entrantes y salientes para garantizar el cumplimiento de los plazos y evitar omisiones **Requisitos:** * Excelentes habilidades organizativas, comunicativas, de gestión del tiempo y de relación interpersonal * Sobresalientes habilidades en diseño, formato y presentación visual de documentos * Experiencia en apoyo administrativo, coordinación de proyectos, servicios al cliente, consultoría u operaciones sin fines de lucro * Competencia en Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive), Canva y SurveyMonkey * Alta capacidad para gestionar múltiples flujos de trabajo simultáneamente * Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle * Compromiso con el apoyo a organizaciones sin fines de lucro y trabajos con misión compartida * Debe haber completado la educación secundaria o su equivalente * Experiencia manejando información confidencial y cumpliendo plazos estrictos * Debe ser bilingüe en inglés y español **Acerca de la Empresa** Ayudamos a organizaciones sin fines de lucro a definir y alcanzar sus objetivos. Colaboramos contigo para ir más lejos juntos. Combinamos la realidad actual con la visión de la organización para lograr su desarrollo sostenible.