Asistente de Operaciones y Administración

Descripción

Resumen: Buscamos un profesional de operaciones altamente organizado y proactivo para brindar apoyo administrativo y operativo, gestionar tareas y crear procesos estructurados para pequeñas empresas. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de empoderar a los propietarios de pequeñas empresas con un servicio de alta calidad 2. Trabajar con un equipo centrado en soluciones, curioso y con capacidad de adaptación 3. Gestionar diversas tareas administrativas y apoyar las operaciones de los clientes ***LOS CURRÍCULUM DEBEN PRESENTARSE EN INGLÉS O SERÁN RECHAZADOS*** **Salario:** 800–1.200 USD por mes **Acerca de Your Startup Operations** Your Startup Operations es una agencia especializada que ofrece servicios operativos a pequeñas empresas. Trabajamos principalmente con propietarios de pequeñas empresas en Estados Unidos, y nuestra visión es otorgar poder a quienes poseen pequeñas empresas mediante la prestación de un servicio de alta calidad, manteniendo al mismo tiempo flexibilidad, atención y asequibilidad. **Nuestros valores SCORE** * **Centrado en soluciones:** Pensar críticamente y proponer soluciones de forma independiente. * **Curiosidad:** Formular preguntas y buscar activamente la comprensión. * **Responsabilidad:** Asumir plena responsabilidad y rendición de cuentas por su función. * **Capacidad de adaptación:** Utilizar todos los recursos disponibles para resolver desafíos o responder preguntas. * **Excelencia:** Entregar trabajos de alta calidad y resultados excepcionales. **Quién es usted** * Es altamente organizado y disfruta mantener tareas, horarios, información y personas en orden. * Es proactivo y no necesita que le recuerden varias veces seguir adelante o completar algo. * Es un excelente comunicador y se siente cómodo interactuando profesionalmente con clientes, proveedores, miembros del equipo y líderes. * Disfruta crear estructura y puede transformar información dispersa en procesos, documentos y sistemas organizados. * Es capaz de adaptarse y está dispuesto a averiguar las cosas antes de pedir inmediatamente la respuesta a otra persona. * Puede gestionar múltiples prioridades con confianza, manteniendo una fuerte atención al detalle. * Se siente cómodo aprendiendo nuevos programas informáticos y no se intimida al cambiar entre distintas herramientas y plataformas. * Asigna responsabilidad a su trabajo y entiende que completar una tarea también implica asegurarse de que se haya logrado el resultado deseado. * Es adaptable y se siente cómodo apoyando distintas áreas de una empresa a medida que cambian las prioridades. * Tiene una gran orientación al detalle. **Sugerencia:** En su primera entrevista, mencione, al final de la misma, cuál de los valores SCORE refleja más su perfil para obtener una puntuación adicional muy valiosa. **Responsabilidades** * Brindar apoyo administrativo y operativo diario a clientes y miembros del equipo interno. * Gestionar agendas, citas, reuniones, solicitudes de programación y seguimientos. * Supervisar tareas y fechas límite, y realizar seguimientos proactivos con las personas adecuadas para mantener los proyectos en marcha. * Comunicarse de forma profesional con clientes, proveedores, candidatos y otras partes interesadas mediante correo electrónico, plataformas de mensajería y otros sistemas empresariales. * Mantener y actualizar hojas de cálculo, bases de datos, registros de CRM, tableros de seguimiento y sistemas internos. * Crear, actualizar y organizar procedimientos operativos estándar (POE), documentación interna, plantillas y recursos formativos. * Asistir con la incorporación de clientes, la incorporación de empleados y otras actividades de coordinación según sea necesario. * Preparar presentaciones, documentos, informes y otros materiales internos o dirigidos a los clientes. * Apoyar a la dirección y a los clientes con solicitudes administrativas y proyectos especiales. * Coordinar información y entregables entre múltiples personas o departamentos. * Identificar ineficiencias o problemas y recomendar soluciones de forma proactiva. * Aprender y utilizar con confianza las distintas plataformas informáticas requeridas por cada cliente. * Mantener un alto nivel de precisión, profesionalismo, confidencialidad y cumplimiento. * Asignar responsabilidad a las tareas asignadas y garantizar que se completen con exactitud y puntualidad. **Requisitos del puesto** * 4 años o más de experiencia profesional como asistente virtual, administrativo, operativo, apoyo ejecutivo o en funciones similares. * 2 años o más trabajando con clientes o empresas de Estados Unidos, Reino Unido, Canadá o Australia. * Debe hablar y escribir inglés con fluidez. * Excelentes habilidades comunicativas escritas y orales. * Experiencia gestionando agendas, programación, comunicación por correo electrónico y seguimientos. * Experiencia trabajando con hojas de cálculo, bases de datos, CRM, plataformas de gestión de proyectos u otras herramientas empresariales similares. * Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle. * Capacidad para trabajar de forma independiente y gestionar múltiples prioridades en un entorno remoto. * Debe sentirse cómodo comunicándose directamente con clientes y miembros del equipo interno. * Debe ser competente en tecnología y sentirse cómodo aprendiendo nuevas herramientas y sistemas. * Debe contar con una conexión de respaldo a Internet confiable. **Deseable:** * Experiencia creando o manteniendo POE, materiales formativos o documentación interna. * Experiencia en reclutamiento, entrevistas, incorporación o formación de empleados. * Experiencia brindando apoyo administrativo o ejecutivo a la dirección de una empresa. * Experiencia con herramientas como Slack, Monday.com, Loom, QuickBooks o plataformas similares. **Beneficios y ventajas** **Vigentes de inmediato** * 7 días festivos pagados por la empresa * Eventos sociales y noches de juegos organizados por la empresa * Capacitación del equipo cada dos semanas **Después de 3 meses** * Elección anual de 1 día festivo local * Subsidio anual de desarrollo profesional de 100 USD * Reembolso único de 50 USD para el espacio de trabajo * 10 días de vacaciones pagadas / 3 días de licencia por enfermedad al año **Después de 1 año** * Reembolso médico hasta de 50 USD/mes (gastos elegibles) * Reembolso único adicional de 50 USD para el espacio de trabajo * Posible bono anual (a discreción de la empresa) Tipo de empleo: Tiempo completo Experiencia: * administrativa, operativa o de apoyo ejecutivo: 4 años (Obligatorio) * trabajo con clientes de EE. UU., Reino Unido, Canadá o Australia: 2 años (Obligatorio) Idioma: * Inglés (nivel C1) (Obligatorio) Ubicación laboral: Remota