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Resumen del Puesto: Coordinación de funciones estratégicas para la gestión del Proceso de Recursos Físicos, incluyendo la gestión documental, inventarios, mantenimiento de activos fijos, y supervisión de compras y proveedores. Puntos Destacados: 1. Gestión integral de activos fijos y recursos físicos. 2. Implementación de procesos de compras y seguimiento a proveedores. 3. Aseguramiento de espacios adecuados y confortables. Funciones estratégicas para la efectiva gestión documental Coordinación de funciones propias para la gestión del Proceso de Recursos Físicos ● Llevar registro actualizado, preciso y acertado de todos los elementos que integran la propiedad planta y equipo, los muebles y los enseres y la maquinaria, identificando con exactitud la ubicación y asignación por medio de una gestión de inventarios. ● Identificar con precisión el estado físico, mecánico y de prestación de cada activo fijo que es propiedad de la organización; verificando mediante inspección y evaluación el uso y trato (cuidado) que recibe del funcionario responsable, tomando las medidas respectivas. Los datos deben reflejar la vida pasada y presente del activo fijo y suministrar la información para mantener actualizado el costo en libros contables. ● Garantizar espacios adecuados y confortables para que el funcionario realice satisfactoriamente su trabajo. ● Adelantar constantemente actividades de inspección, a la sede con el fin de actualizar y mejorar las políticas de mantenimiento, uso, ubicación y requerimiento de los activos fijos y suministros en los puestos de trabajo. ● Verificar y apoyar los resultados del programa de mantenimiento preventivo de la planta física, los muebles, enseres, equipos y maquinarias, con el fin de anticipar las fallas y mantener en completa operación de eficiencia y eficacia a los mismos. Actividad que debe redundar en prolongar la vida útil de los activos fijos. ● Evaluar y hacer seguimiento de las solicitudes de recursos requeridos por los funcionarios, los cuales deben aportar con precisión y racionalidad a la labor que deben cumplir en su puesto de trabajo. ● Gestionar y garantizar la elaboración y entrega de dotación a los funcionarios de la sede. ● Sugerir a sus superiores planes de inversión en maquinaria, puestos de trabajo y todos aquellos elementos indispensables que lo afecten, de tal forma que considere las mejoras necesarias para que el grupo administrativo, docente y operativo pueda cumplir a cabalidad los objetivos propuestos ● Hacer efectivas las garantías y las pólizas de cobertura en los eventos que los proveedores incumplan con las condiciones pactadas. ● Velar por el cumplimiento ante las autoridades locales y nacionales sobre aguas, desperdicios, gases, drenajes, alcantarillas, alumbrado, etc. ● Informar a sus superiores las medidas a tomar ante la pérdida de un activo fijo o elemento de la corporación; igualmente, gestionar los procesos necesarios para dar de baja elementos caducados, inservibles, obsoletos, dañados o destruidos y reportar al área contable. ● Supervisar la entrega oportuna de mercancía a los proyectos y dependencias de tal forma que se hagan dentro de las fechas establecidas y condiciones óptimas de calidad. ● Implementar los procesos de compras desde cotizaciones hasta la recepción de los artículos adquiridos. ● Realizar el seguimiento a proveedores, mediante los registros, con el fin de generar la evaluación anual de proveedores y seguimientos, en los tiempos establecidos según políticas de la organización. ● Responder por el adecuado archivo de documentos oficiales de la sede, pólizas en general, así como también velar por que se encuentren vigentes. ● Programar y coordinar desplazamientos de vehículos asignados, priorizando las actividades a desarrollar, siempre y cuando en la sede se tenga asignado vehículo. ● Gestionar seguros y revisiones para vehículos de acuerdo al vencimiento, siempre y cuando en la sede se tenga asignado vehículo. Lugar de trabajo: Empleo presencial
