Auxiliar de recepción

Descripción

Resumen del Puesto: Importante empresa busca Auxiliar de Recepción para gestionar la recepción, comunicación interna/externa, agenda directiva y apoyo administrativo general. Puntos Destacados: 1. Gestionar la recepción y atención de visitantes. 2. Administrar comunicaciones internas y externas. 3. Apoyar administrativamente diversos procesos. Importante empresa dedicada a la fabricación y distribución de partes y piezas en caucho y metal para automóviles e industria en general. Requiere para su equipo de trabajo Auxiliar de Recepción para laborar en Mosquera, Cundinamarca. Funciones principales · Recibir y anunciar a los visitantes de acuerdo con el procedimiento de control de ingreso, estadía y salida de visitantes. · Atender de manera oportuna y eficaz el PBX de la compañía, direccionando las llamadas al área correspondiente tomando mensajes y brindando información básica. · Administrar la cuenta de correos principales de la empresa, canalizando la información al proceso que corresponda y haciendo seguimiento cuando se requiera respuesta · Mantener actualizado el directorio telefónico de la compañía · Organizar, preparar y confirmar la agenda de los directivos (compromisos, reuniones, llamadas, etc.) · Elaborar comunicaciones internas y externas (cartas, actas, memorandos, entre otros). · Mantener organizada y actualizada la cartelera informativa asignada · Recibir, registrar y distribuir la correspondencia interna y externa a los diferentes procesos de la empresa. · Archivar, controlar y conservar los registros físicos y magnéticos bajo su responsabilidad, conforme al procedimiento de control de registros. · Actualizar los libros de Legis de acuerdo a las actualizaciones recibidas y mantenerlo en custodia. · Atender las solicitudes de apoyo administrativo requeridas por los diferentes procesos · Manejar y controlar la caja menor, de acuerdo con el instructivo establecido. · Gestionar el pago de los servicios públicos y privados, verificando fechas de vencimiento y solicitando duplicados en caso de no recepción. · Elaborar cuadros comparativos mensuales de los valores de consumo de servicios públicos y telefonía, identificando incrementos significativos y gestionando acciones correctivas si es necesario. · Presentar periódicamente al director administrativo y financiero informes sobre consumos y gestión relacionada. · Manejar el registro del préstamo y devolución de equipos de uso común, como la hidro lavadora. · Velar por el buen funcionamiento del PBX, la central telefónica y el acceso a internet, reportando cualquier falla o anomalía de manera oportuna. · Realizar otras actividades asignadas por su jefe inmediato, de acuerdo con la naturaleza del cargo. Requisitos: * Técnico en carreras Administrativas y/o Secretariado Condiciones Generales: · Tener disponibilidad de lunes a sábado Tipo de puesto: Tiempo completo Lugar de trabajo: Empleo presencial Lugar de trabajo: Empleo presencial