Auxiliar Administrativa de Consultorio

Descripción

Resumen del Puesto: Apoya la gestión administrativa y operativa de un consultorio, facilitando la atención al paciente, organización y seguimiento de procesos para un servicio óptimo. Puntos Destacados: 1. Rol clave en la atención y comunicación con pacientes. 2. Apoyo administrativo y operativo integral en consultorio. 3. Organización de agendas, documentos y archivos. **Nivel académico:** Técnico o tecnólogo en áreas administrativas, asistencia administrativa, secretariado, gestión empresarial, servicio al cliente o áreas afines. **Experiencia mínima:** 6 meses (deseable) en atención al cliente, recepción, manejo de agenda, facturación, archivo o apoyo administrativo, preferiblemente en consultorios, IPS, clínicas o servicios de salud. **Tipo de contrato sugerido:** Prestación de servicios, término fijo o aprendizaje, según el perfil y las necesidades del consultorio. **Objetivo del cargo:** Apoyar la gestión administrativa y operativa del consultorio, facilitando la atención y comunicación con los pacientes, la organización de agendas, documentos y archivos, así como el seguimiento de procesos administrativos, contribuyendo al adecuado funcionamiento y servicio del consultorio. **Funciones principales:** · Atención presencial, telefónica y virtual de pacientes. · Manejo y organización de agenda, programación, confirmación y reprogramación de citas. · Atención de pacientes a través de WhatsApp, teléfono, correo electrónico y demás canales establecidos por el consultorio. · Recepción de pacientes y orientación sobre citas, servicios, horarios y procesos administrativos. · Organización y actualización de archivos físicos y digitales. · Apoyo en el manejo y organización de historias clínicas y documentos administrativos, respetando la confidencialidad de la información. · Elaboración y actualización de bases de datos, listados, controles y reportes administrativos. · Manejo básico de facturación, recepción de pagos, elaboración de cuentas de cobro y seguimiento administrativo, cuando corresponda. · Apoyo en el control de caja menor, comprobantes, facturas y soportes de gastos. · Manejo de Excel para agendas, controles, seguimiento de pacientes, inventarios y reportes básicos. · Control y seguimiento de inventario de papelería, elementos administrativos e insumos generales del consultorio. · Recordatorio y seguimiento de citas, tratamientos, controles o procedimientos programados. · Apoyo en actividades de servicio al cliente y seguimiento de satisfacción de los pacientes. · Publicación y administración básica de contenidos del consultorio en redes sociales y canales digitales. · Apoyo en la elaboración de comunicaciones, documentos, cotizaciones, cartas y demás requerimientos administrativos. · Mantener organizadas y en buenas condiciones las áreas de recepción y trabajo administrativo. **Habilidades técnicas:** · Manejo básico\-intermedio de Excel: bases de datos, filtros, tablas, cuadros de seguimiento y controles. · Buen manejo de Word, correo electrónico y herramientas de oficina. · Manejo de WhatsApp Business y herramientas digitales de comunicación con pacientes. · Capacidad para administrar agendas digitales y plataformas de programación de citas. · Conocimientos básicos en facturación, manejo documental y archivo. · Buena redacción, ortografía y comunicación escrita. · Facilidad para aprender y utilizar software administrativo o plataformas propias del consultorio. · Manejo básico de redes sociales y herramientas digitales para publicación de contenido. **Competencias humanas:** · Amabilidad, respeto y excelente servicio al cliente. · Organización y atención al detalle. · Responsabilidad, puntualidad y compromiso. · Discreción y confidencialidad en el manejo de información de pacientes. · Capacidad de aprendizaje y adaptación. · Buena comunicación verbal y escrita. · Capacidad para trabajar bajo presión y manejar diferentes actividades simultáneamente. · Trabajo en equipo y disposición permanente para apoyar las necesidades del consultorio. · Honestidad y excelente presentación personal. · Trato cálido, cordial y respetuoso con pacientes de todas las edades. Lugar de trabajo: Empleo presencial