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Resumen: Este puesto implica brindar apoyo administrativo y general a un equipo de diseñadores y arquitectos líderes en la industria, manteniendo el funcionamiento fluido de la oficina. Aspectos destacados: 1. Brindar apoyo administrativo y general a diseñadores y arquitectos 2. Coordinar los viajes, las hojas de registro de horas y la logística de los informes de gastos 3. Organizar reuniones y comunicaciones internas y externas **Su función** Utilice su pasión por el servicio y su atención al detalle para ayudar al equipo de Gensler a dar vida a los diseños. Como Coordinador de Estudio, usted brindará apoyo administrativo y general a un equipo de diseñadores y arquitectos líderes en la industria. Usted está en el corazón de las actividades de su oficina y es el alma que mantiene a su oficina avanzando. **Lo que hará** * Asistir a los Directores de Estudio en los aspectos administrativos de los proyectos, incluidas las propuestas, los contratos, las actas de reuniones y el archivo de proyectos. * Coordinar los viajes, las hojas de registro de horas y la logística de los informes de gastos. * Asistir en la recolección de hojas de registro de horas, tarjetas manuales de registro de horas y formularios de vacaciones según sea necesario. * Crear y mantener archivos para todos los proyectos y la documentación de la oficina. * Asistir a los Gerentes de Diseño con la asignación de personal y actualizar los informes de asignación de personal. * Asegurar el cumplimiento de los estándares electrónicos de archivo en el estudio. * Organizar reuniones internas y externas. * Programar llamadas en conferencia y reuniones. * Realizar los arreglos de viaje para todos los miembros del estudio mediante nuestra agencia de viajes, asegurando que los formularios de viaje se completen y las facturas se aprueben oportunamente, incluida la verificación de que los recursos humanos hayan inscrito a las personas en la póliza de seguro de viaje de Gensler. * Colaborar con el departamento de marketing en paquetes de calificaciones y solicitudes de propuestas (RFP), según sea necesario. * Encargarse de trabajar con el líder de operaciones para mantener actualizadas todas las métricas del estudio, incluidas las cuentas por cobrar (AR), la productividad y el tiempo retenido. * Coordinar las actividades de compromiso de los empleados en el estudio y promover la cultura del estudio (reuniones del estudio, actividades adicionales [coordinación con instalaciones]). * Distribuir y elaborar el boletín mensual del estudio. * Apoyar al equipo de Servicios de Oficinas en eventos importantes para los clientes. * Coordinar la comunicación entre los estudios y todos los equipos de servicios compartidos. * Otras tareas administrativas según se requiera. **Sus calificaciones** * Licenciatura en administración de empresas, recursos humanos o campo afín. * Un mínimo de dos años de experiencia administrativa. * Bilingüe al 100 % en inglés/español, con excelente redacción y habilidades excepcionales de comunicación verbal. * Competencia en MS Office (Word, Excel, Outlook); conocimientos de InDesign son un plus. * Debe ser autodidacta y capaz de trabajar bajo plazos ajustados. * Atención extrema al detalle y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizarlas. * Experiencia en el manejo de material sensible con discreción y confidencialidad. * Capacidad proactiva para identificar las necesidades del estudio y mejorar los procesos. * Experiencia con plataformas en línea de pizarras colaborativas es un plus. **La vida en Gensler** En Gensler, estamos tan comprometidos con disfrutar la vida como lo estamos con entregar diseños de clase mundial. Desde exposiciones de arte curadas hasta competencias internas de diseño y la «Semana del Bienestar», nuestras oficinas reflejan los diversos intereses de nuestros colaboradores. Animamos a cada persona en Gensler a llevar una vida saludable y equilibrada. Nuestros beneficios integrales incluyen seguros de salud y de vida subsidiados, bono anual, LinkedIn Learning, días festivos observados y programas de asistencia al empleado. Como parte del compromiso de la firma con la obtención de licencias y el desarrollo profesional, Gensler ofrece reembolsos para ciertas licencias profesionales, sus renovaciones asociadas y los derechos de examen. Además, reembolsamos la matrícula para ciertos programas o cursos elegibles. Consideramos nuestros programas de desarrollo profesional como inversiones estratégicas en nuestro futuro. \#LI\-DNI
